Als Eventplaner in Basel Geld verdienen: Kunden, Preise, Pflichten

Woher Aufträge in Basel kommen

Basel ist eine Stadt der Anlässe: Fasnacht, Messen, Konzerte, Kulturveranstaltungen und Firmenfeiern gehören zum Jahreslauf. Für Sie als Einzelperson sind aber eher die kleineren Aufträge realistisch: Geburtstage, Hochzeiten, Taufen, Jubiläen, Vereinsanlässe, Teamevents und Abschiedsfeiern in Firmen. Auftraggeber sind Privatpersonen, Vereine, kleine und mittlere Unternehmen sowie Schulen.

Die ersten Aufträge kommen fast immer über das persönliche Umfeld, also Freunde, Kollegen und Menschen, die einen Anlass von Ihnen erlebt haben. Online suchen Menschen nach Eventplanung oder Hochzeitsplanung in Basel, und sie prüfen, ob der Anbieter Erfahrung nachweisen kann.

• Private Feiern wie Geburtstage, Hochzeiten und Jubiläen
• Firmenanlässe, Teamtage und Weihnachtsessen
• Vereine und Schulen mit Festen und Veranstaltungen
• Kleine Märkte, Ausstellungen und Eröffnungen

Wie Sie Honorare festlegen

Event-Honorare können nach Stunden, als Pauschale oder als Prozentsatz vom Budget berechnet werden. Für den Einstieg sind klare Pauschalen am verständlichsten, zum Beispiel für Planung und Koordination eines Anlasses bis zu einer bestimmten Grösse. Legen Sie fest, was inbegriffen ist: Konzept, Anfragen bei Lieferanten, Koordination vor Ort, Abbau.

Trennen Sie Ihr Honorar von den Kosten für Dritte wie Catering, Technik, Raum und Dekoration. Wenn Sie Rechnungen für Dritte vorstrecken, vereinbaren Sie das schriftlich und verlangen Sie eine Anzahlung. Rechnen Sie Ihre eigene Vorbereitungszeit ein, denn die meiste Arbeit passiert vor dem Anlass.

Wie die ersten zehn Kunden aussehen

Die ersten Aufträge sind oft Teilleistungen: Sie koordinieren das Programm, kümmern sich um die Gästeliste, organisieren die Dekoration oder sind am Anlass Ansprechperson. Kunden prüfen, ob Sie ruhig bleiben, Termine einhalten und Lieferanten kennen oder finden.

Viele Kunden planen nur einmal im Leben eine Hochzeit, deshalb sind Wiederholungsaufträge dort selten. Firmen und Vereine kommen eher wieder. Ein gelungener Anlass bringt Anfragen aus dem Kreis der Gäste, wenn jemand weiss, wer ihn organisiert hat.

Was Sie in der Schweiz als Selbständiger klären müssen

Wer auf eigene Rechnung arbeitet, meldet sich bei der zuständigen Ausgleichskasse an und gibt das Einkommen in der Steuererklärung beim Kanton Basel-Stadt an. Ob Mehrwertsteuer anfällt, hängt vom Umsatz ab, die Grenze erfragen Sie bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Prüfen Sie ausserdem, ob Ihr Arbeitsvertrag eine Nebentätigkeit zulässt.

Bei Anlässen kommen eigene Punkte dazu. Für Veranstaltungen im öffentlichen Raum und für den Ausschank von Alkohol braucht es in der Regel eine Bewilligung, fragen Sie rechtzeitig bei der zuständigen Behörde des Kantons nach, wer sie beantragt. Wird Musik öffentlich aufgeführt, können Urheberrechtsgebühren anfallen, die über die SUISA abgerechnet werden. Lärm, Sicherheit und Brandschutz hängen vom Ort ab. Eine Haftpflichtversicherung ist sinnvoll. Ausländische Staatsangehörige klären beim Migrationsamt, ob ihre Bewilligung selbständige Arbeit erlaubt.

Was in den ersten Monaten schiefgeht

Der Klassiker ist eine unklare Rollenverteilung. Wenn nicht festgelegt ist, wer was entscheidet und bezahlt, entstehen am Anlass selbst Diskussionen, die niemand brauchen kann. Halten Sie in einem kurzen Dokument fest, wofür Sie verantwortlich sind und wofür nicht.

Weitere Probleme sind Absagen von Lieferanten, schlechtes Wetter bei Anlässen im Freien und Budgets, die während der Planung kleiner werden. Haben Sie Ersatzlösungen im Kopf. Ausserdem gilt: Wer Geld Dritter vorstreckt, trägt das Risiko, wenn der Kunde nicht zahlt. Verlangen Sie Anzahlungen, bevor Sie Verträge mit Dritten abschliessen.

Wo ein Websta-Profil weiterhilft

Auf Websta bekommen Sie eine Profilseite, die wie eine kleine Website aussieht: mit Ihren Leistungen, Preisen, Fotos von Anlässen, Kontaktformular und Online-Buchung für ein Erstgespräch. Den Link schicken Sie an jeden, der fragt, und die Seite wird über die Suche gefunden. Auf dem Marktplatz finden Menschen aus der Umgebung Anbieter nach Leistung und Ort.

Wer einen Anlass beschreibt, erhält Angebote. Kartenzahlungen, etwa für eine Anzahlung, werden über Stripe auf Ihr eigenes Bankkonto ausbezahlt, und die Preise legen Sie fest. Das Profil organisiert keinen Anlass, aber es zeigt Interessierten, was Sie schon gemacht haben und was Sie kosten.

Ein ehrlicher Ausblick

Mit Eventplanung in Basel kann man Geld verdienen, aber meist unregelmässig und mit viel Arbeit im Hintergrund. Der Verdienst hängt von Saison, Empfehlungen und Ihrer Zeit ab und lässt sich nicht vorhersagen. Wer nebenbei beginnt, kann mit kleinen Anlässen Erfahrung sammeln und Fotos und Rückmeldungen sammeln, bevor er grössere Aufträge übernimmt.

Hilfreich ist ein fester Ablauf, den Sie bei jedem Anlass wiederverwenden: ein Erstgespräch, ein schriftlicher Plan mit Zeitablauf und Zuständigkeiten, eine Anzahlung, eine Nachbesprechung. Das spart Zeit und gibt Kunden das Gefühl, in guten Händen zu sein. Nach dem Anlass lohnt sich die Frage, ob Sie Fotos zeigen und den Kunden als Referenz nennen dürfen.