Geld verdienen als Eventplaner in Berlin: Aufträge, Preise, Pflichten

Woher zahlende Kunden in Berlin kommen

Privatpersonen, die eine Hochzeit, eine Geburtstagsfeier oder ein Jubiläum organisieren möchten, aber keine Zeit oder Erfahrung haben, sind eine Gruppe. Dazu kommen kleine Firmen mit Sommerfesten, Weihnachtsfeiern und Teamtagen, Vereine mit Veranstaltungen und Kulturinitiativen, die Unterstützung bei Ablauf und Technik brauchen.

Entscheidend ist, was Sie zeigen können: Fotos früherer Veranstaltungen, ein beschriebener Ablauf und Erfahrungen. Berlin hat viele Locations, von Hinterhöfen bis zu Ateliers. Wer Kontakte zu Locations, Caterern, Technik und Musikern hat, ist im Vorteil, weil Kunden eine Komplettlösung suchen.

• Privatpersonen mit Hochzeit, Geburtstag oder Jubiläum
• Kleine Firmen mit Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Teamtag
• Vereine, Initiativen und Kulturveranstalter
• Online-Suche nach Leistung und Ort

Einen ersten Preis setzen

Eventplanung wird als Pauschale, als Stundensatz oder als Prozentsatz vom Budget angeboten. Für den Anfang sind Pakete mit klarem Umfang am verständlichsten: Beratung, Planung, Koordination am Tag selbst, Nachbereitung. Rechnen Sie Besichtigungen, Telefonate, Angebote einholen, Abstimmung mit Dienstleistern und die Zeit am Veranstaltungstag ein.

Legen Sie fest, wie Sie mit Kosten für Locations, Catering und Technik umgehen: Zahlt der Kunde direkt oder zahlen Sie vor und stellen es in Rechnung? Letzteres bindet Ihr Geld und bringt Risiko. Sprechen Sie über Geld früh und halten Sie es schriftlich fest.

Wie die ersten zehn Kunden aussehen

Am Anfang stehen Bekannte und deren Feiern: ein Geburtstag, ein kleines Firmenfest, eine Vereinsveranstaltung. Die Budgets sind überschaubar, die Zahl der Gäste auch. Das ist ein guter Rahmen, um Abläufe zu üben und Fotos für ein Portfolio zu sammeln.

Rechnen Sie damit, dass Aufträge saisonal sind, mit mehr Anfragen im Sommer und vor Weihnachten. Außerdem kommen viele Anfragen kurzfristig und führen nicht zum Auftrag.

Was Sie als Selbstständige in Deutschland klären müssen

Melden Sie Ihre Tätigkeit beim Gewerbeamt an und lassen Sie sich beim Finanzamt erfassen, meist über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER. Prüfen Sie Krankenversicherung und Kleinunternehmerregelung.

Bei Veranstaltungen kommen weitere Fragen hinzu. Für Veranstaltungen im öffentlichen Raum braucht es in der Regel Genehmigungen beim Bezirk oder der zuständigen Behörde. Wenn Alkohol ausgeschenkt wird, können gaststättenrechtliche Regeln gelten. Bei Musik können Gebühren an die GEMA anfallen. Fragen Sie vor Planungsbeginn beim Ordnungsamt Ihres Bezirks nach, was für Ihre Veranstaltung nötig ist, und klären Sie, wer als Veranstalter gilt, denn davon hängen Pflichten und Haftung ab. Eine Veranstaltungshaftpflicht ist ratsam.

Was in den ersten Monaten oft schiefgeht

Ein häufiger Fehler ist unklare Rollenverteilung. Wer haftet, wenn etwas schiefgeht, wer bezahlt Dienstleister, wer entscheidet kurzfristig? Halten Sie Aufgaben, Preise und Verantwortung schriftlich fest, auch bei Veranstaltungen für Bekannte.

Ein zweites Problem ist die Vorfinanzierung. Wer Locations und Dienstleister vorab bezahlt und der Kunde sagt kurzfristig ab, bleibt auf Kosten sitzen. Vereinbaren Sie Anzahlungen und Stornoregeln. Planen Sie zudem Puffer für Wetter, Ausfälle und Verspätungen ein, und haben Sie einen Ersatzplan für wichtige Teile.

Wie eine Websta-Seite dazu passt

Websta gibt Anbietern eine Profilseite, die wie eine kleine Webseite aufgebaut ist, mit Leistungen, Preisen, Fotos, Kontaktformular und Online-Buchung. Für Eventplaner bedeutet das: Pakete wie Beratungsgespräch, Planung oder Koordination am Veranstaltungstag mit Preisen, Fotos früherer Veranstaltungen und ein Gesprächstermin, den Interessenten selbst buchen können.

Im Marktplatz finden Menschen in der Nähe Anbieter nach Leistung und Ort und können eine Aufgabe einstellen, auf die Anbieter Angebote abgeben. Kartenzahlungen, etwa Anzahlungen, werden über Stripe auf Ihr eigenes Bankkonto ausgezahlt, die Preise legen Sie selbst fest. Mehr dazu unter /marketplace/events.

Ehrlich bleiben: Es braucht Zeit

Niemand kann Aufträge oder Einkommen garantieren. Vertrauen entsteht über gelungene Veranstaltungen und Empfehlungen. Beginnen Sie mit kleinen Anlässen, sammeln Sie Referenzen und prüfen Sie nach einigen Monaten, welche Art von Veranstaltung zu Ihnen und zum Markt passt.

Machen Sie nach jeder Veranstaltung eine kurze Auswertung: Was lief gut, was kostete mehr Zeit als gedacht, wo hat ein Dienstleister enttäuscht? Daraus entsteht mit der Zeit eine Liste verlässlicher Partner und ein besseres Gefühl für realistische Preise.

Bleiben Sie ehrlich, wenn etwas Ihre Erfahrung übersteigt. Eine Hochzeit mit vielen Gästen oder ein Open-Air-Fest ist etwas anderes als eine kleine Feier. Wachsen Sie Schritt für Schritt, und holen Sie sich bei großen Veranstaltungen erfahrene Unterstützung.

Planen Sie außerdem Ihre eigene Belastung. Veranstaltungstage sind lang, und viel Arbeit liegt an Abenden und Wochenenden. Wer neben einem Job arbeitet, sollte nicht mehr annehmen, als er verlässlich schafft.