Eventplanung in Bern: so verdienst du als Veranstaltungsorganisator

Woher Eventaufträge in Bern kommen

Privatpersonen buchen Eventplanung für Hochzeiten, runde Geburtstage, Taufen oder Abschlussfeiern. Firmen und Vereine brauchen Unterstützung bei Betriebsfeiern, Kundenanlässen, Workshops und Jubiläen. In Bern, mit Bundesverwaltung, Verbänden, Botschaften und Hochschulen, gibt es viele Organisationen, die regelmässig Anlässe durchführen und dafür kleine Teams oder Einzelpersonen beiziehen.

Gefunden wirst du über Empfehlungen von Lieferanten, etwa Catering, Locations, Fotografen und Musiker, über Bekannte und über die Online-Suche. Wer andere Dienstleister aus der Branche kennt, bekommt Anfragen oft zuerst von ihnen. Beschränke dich auf ein oder zwei Arten von Anlässen, in denen du dich wirklich auskennst, statt alles anzubieten.

Ein erstes Honorar nennen

Üblich sind ein Pauschalhonorar für die Planung, ein Stundenansatz oder ein Anteil am Budget. Lege fest, was dein Honorar umfasst: Konzept, Lieferantensuche, Koordination, Anwesenheit am Anlass, Abbau. Eine Zahl nenne ich hier nicht, weil Umfang, Gästezahl und Erfahrung zu unterschiedlich sind.

Trenne dein Honorar sauber von den Kosten für Location, Catering und Technik. Kläre, ob Rechnungen von Lieferanten an dich oder direkt an die Kundin gehen. Wenn du Vorauszahlungen für Dritte übernimmst, trägst du ein Risiko, das du mit Anzahlungen absichern solltest.

Wie die ersten zehn Kunden aussehen

Die ersten Aufträge sind selten grosse Hochzeiten. Meist sind es kleine Anlässe von Bekannten, ein Firmenapéro, ein Vereinsfest oder eine Geburtstagsfeier. Sie dienen dazu, Abläufe zu üben, Lieferanten kennen zu lernen und Fotos für das Portfolio zu sammeln.

Rechne damit, dass Anfragen ungleichmässig kommen. Vor Hochzeitssaison und Weihnachtsfeiern ist viel los, danach wird es ruhig. Manche Interessenten holen mehrere Angebote ein und entscheiden sich erst spät. Bleibe freundlich, antworte schnell und sag klar, ob an deinem Wunschtermin noch Platz ist.

• Kleine private Feiern von Bekannten
• Vereinsfeste und Firmenapéros
• Aufträge über Empfehlung von Lieferanten

Was du in der Schweiz klären musst

Als selbständig Erwerbende meldest du dich bei der AHV-Ausgleichskasse und gibst das Einkommen in der Steuererklärung an. Für Anlässe gelten zudem Vorschriften, die je nach Art und Ort variieren. Öffentliche Veranstaltungen, Strassenfeste oder Anlässe im öffentlichen Raum brauchen in Bern in der Regel eine Bewilligung der Stadt, und für Alkoholausschank, Lärm und Sicherheit gibt es Auflagen. Frag bei der zuständigen Stelle der Stadt nach, was für deine Anlässe gilt.

Kläre auch deine Versicherung. Eine Haftpflicht ist sinnvoll, weil bei Anlässen Gäste oder Sachen zu Schaden kommen können. Wenn du Mitarbeiter oder Helfer einsetzt, musst du Sozialversicherungen klären. Verträge mit Lieferanten und Kunden solltest du schriftlich abschliessen und die Stornobedingungen festhalten.

Was in den ersten Monaten oft schiefgeht

Ein klassischer Fehler ist, zu viel Verantwortung ohne Vertrag zu übernehmen. Wenn ein Lieferant ausfällt, wird die Organisatorin dafür verantwortlich gemacht. Halte fest, wer wofür haftet, und plane Ersatzlösungen ein.

Ebenso häufig ist ein unklares Budget. Wenn Kunden mehr wünschen, als das Budget hergibt, musst du früh sagen, was möglich ist. Wer erst am Anlass sagt, dass etwas nicht geht, verliert Vertrauen. Ein dritter Punkt ist die Terminlage: Zwei Anlässe am selben Wochenende kannst du allein kaum gut betreuen. Besser ist es, einen Termin abzugeben oder eine Kollegin anzufragen.

Wie ein Websta-Profil dazu passt

Auf Websta (websta.ai) erhältst du eine Profilseite, die wie eine kleine Website aussieht, mit Leistungen, Preisen, Fotos früherer Anlässe, Kontaktformular und Online-Buchung. Interessenten sehen, welche Arten von Anlässen du betreust, und können ein Erstgespräch direkt anfragen.

Auf dem Marktplatz suchen Menschen in der Nähe nach Leistungen oder stellen eine Aufgabe ein, auf die Anbieter Angebote abgeben. Kartenzahlungen werden über Stripe auf dein eigenes Bankkonto ausbezahlt, und die Preise legst du selbst fest. Das Profil ersetzt keine Referenzen aus echten Anlässen, aber es gibt ihnen einen festen Ort.

Realistisch bleiben

Eventplanung ist abhängig von Saison, Empfehlungen und Termindruck. Wie viele Aufträge du gewinnst und was du damit verdienst, kann niemand voraussagen. Beginne mit kleinen Anlässen, sammle Fotos und Rückmeldungen, pflege Kontakte zu Lieferanten und nimm nur Aufträge an, die du zuverlässig bewältigen kannst.

Wichtig ist auch, wie du mit Stress umgehst. Anlässe haben feste Termine, und wenn am Morgen etwas schiefgeht, gibt es keine zweite Chance. Eine Checkliste für jeden Anlass, Telefonnummern aller Beteiligten und ein Plan für schlechtes Wetter oder Ausfälle helfen, ruhig zu bleiben. Nach dem Anlass lohnt sich ein kurzes Gespräch mit den Auftraggebern: Was hat gut funktioniert, was nicht, und dürfen Fotos gezeigt werden? Aus solchen Gesprächen entstehen die Referenzen, auf denen künftige Aufträge aufbauen.