Als Eventplaner in Dornbirn Geld verdienen: ehrlich erklärt

Woher Eventaufträge in Dornbirn kommen

Dornbirn hat mit der Messe Dornbirn einen bekannten Veranstaltungsort und eine lebendige Vereins- und Firmenlandschaft. Die Aufträge für selbständige Organisatoren sind aber meist kleiner: Familienfeiern, Hochzeiten, Firmenfeste, Vereinsjubiläen, Kinderfeste und Weihnachtsfeiern kleiner Betriebe.

Solche Kunden suchen jemanden, der Ablauf, Anbieter und Termine im Blick behält. Sie finden ihn über Empfehlungen von Locations, Caterern, Musikern und Bekannten oder über die Online-Suche nach Eventplanung oder Hochzeitsplanung mit dem Ortsnamen. Wer dort eine Seite mit Beispielen vorweisen kann, hat einen Vorsprung.

• Private Feiern wie Hochzeiten, Geburtstage und Taufen
• Firmenfeiern und Weihnachtsfeiern kleinerer Betriebe
• Vereinsfeste und Jubiläen
• Unterstützung bei einzelnen Aufgaben wie Dekoration oder Ablaufplan

Den ersten Preis festlegen

Eventplanung lässt sich auf mehrere Arten abrechnen: als Stundensatz, als Pauschale für die Planung oder als Paket mit klar benannten Leistungen. Für den Anfang sind Pakete einfacher, etwa Ablaufplanung, Koordination am Tag selbst oder Komplettbetreuung. Schreib genau auf, was enthalten ist und was nicht.

Wichtig ist, Fremdkosten wie Location, Catering oder Technik von deinem Honorar zu trennen. Wenn du Geld von Kunden für Dritte entgegennimmst, kläre sorgfältig, wer wen bezahlt und wer im Zweifel haftet. Vergleiche dein Angebot mit anderen Anbietern in der Region und rechne die unsichtbare Zeit für Telefonate und Abstimmungen ein.

Die ersten zehn Kunden

Die ersten Aufträge sind oft kleiner, als man hofft: ein Geburtstag, ein Vereinsfest, ein Firmenessen. Manche Kunden fragen nur nach Hilfe an einem Tag, nicht nach vollständiger Planung. Das ist ein guter Einstieg, weil du im Kleinen zeigst, dass du Abläufe im Griff hast.

Viele Interessenten melden sich lange vor dem Termin und springen wieder ab. Plane diese Zeit ein. Bitte zufriedene Kunden um Erlaubnis für Fotos und um eine Empfehlung, denn Veranstaltungen sind sichtbar, und Gäste fragen, wer das organisiert hat.

Was in Österreich vor der ersten Rechnung zu klären ist

Wer regelmäßig gegen Bezahlung Veranstaltungen organisiert, ist in der Regel selbständig. Ob dafür ein Gewerbe nötig ist und welches, hängt von deiner Tätigkeit ab. Frag deshalb bei der Wirtschaftskammer Vorarlberg oder der Gewerbebehörde nach, bevor du Aufträge annimmst.

Für Sozialversicherung und Steuern sind die Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen und das Finanzamt zuständig. Ob Umsatzsteuer anfällt, klärst du dort oder bei einer Steuerberatung. Bei öffentlichen Veranstaltungen können Anmeldungen bei der Gemeinde oder anderen Behörden nötig sein, und bei Musik fallen unter Umständen Gebühren an. Verlass dich nicht auf Annahmen, sondern frag nach.

Was in den ersten Monaten oft schiefgeht

Der häufigste Fehler ist, zu viel Verantwortung für zu wenig Geld zu übernehmen. Wer eine Hochzeit mit allen Anbietern koordiniert, trägt das Risiko, wenn etwas schiefgeht, auch wenn er nur einen Teil bezahlt bekommt. Ein zweiter Fehler sind mündliche Absprachen, die später niemand mehr genau erinnert.

Dazu kommen kurzfristige Absagen, Streit zwischen Kunden und Dienstleistern und der Wunsch, Dinge zu versprechen, die nicht in deiner Hand liegen, etwa Wetter oder pünktliche Lieferanten. Halte Leistungen, Preise, Zahlungstermine und Stornoregeln schriftlich fest.

Wie ein Websta-Profil in Dornbirn passt

Auf Websta erstellst du eine Profilseite wie eine kleine Website: Leistungen, Preise, Fotos von Veranstaltungen, Kontaktformular und Online-Buchung für Beratungsgespräche. Den Link kannst du Locations, Caterern und Interessenten schicken, und über die Suche finden dich Menschen in der Nähe.

Kartenzahlungen laufen über Stripe auf dein eigenes Bankkonto, die Preise bestimmst du selbst. Im Marktplatz unter /marketplace/events können Menschen außerdem Aufgaben einstellen, zu denen Anbieter Angebote machen. Wie viel daraus entsteht, lässt sich nicht vorhersagen.

Nebenbei beginnen, Ruf aufbauen

Eventplanung neben dem Hauptjob ist machbar, wenn du Termine an Wochenenden und Abenden planst und nicht zu viele gleichzeitig annimmst. Beginne mit kleinen Aufträgen und baue ein Netz aus verlässlichen Anbietern auf. Ob daraus ein Haupteinkommen wird, zeigt sich erst nach einiger Zeit und mit ehrlicher Buchführung über Aufwand und Einnahmen.

Bedenke, dass Veranstaltungen von Jahreszeiten abhängen. Im Sommer und vor Weihnachten häufen sich Anfragen, in anderen Monaten wird es ruhig. Nutze ruhige Zeiten für Kontakte zu Locations, Technikern und Floristen sowie dafür, deine Unterlagen und Vorlagen für Angebote, Verträge und Ablaufpläne zu verbessern.