Als Eventplaner in Dortmund Geld verdienen: Aufträge und Preise

Woher Aufträge für Eventplanung kommen

Private Aufträge sind der übliche Einstieg: Hochzeiten, runde Geburtstage, Taufen, Abschlussfeiern. Menschen, die so etwas organisieren, sind meist berufstätig und haben wenig Zeit. Sie suchen jemanden, der Ort, Catering, Musik und Ablauf koordiniert oder zumindest am Tag selbst den Überblick behält.

Dazu kommen Firmen und Vereine: Weihnachtsfeiern, Jubiläen, Kundenabende, Teamtage. Dortmund hat ein breites Angebot an Veranstaltungsorten, von Hallen bis zu kleinen Locations, und damit auch Unternehmen, die jährlich Feiern ausrichten. Kleine Betriebe vergeben solche Aufträge eher an Einzelpersonen als große Konzerne, die feste Agenturen haben.

• Hochzeiten und Familienfeiern
• Firmenfeiern und Teamveranstaltungen
• Vereinsfeste und Jubiläen
• Kinderfeiern und Abschlussfeiern
• Koordination am Veranstaltungstag

Honorar nennen und über Geld sprechen

Eventplanung lässt sich auf mehrere Arten abrechnen: ein Festpreis für ein definiertes Leistungspaket, ein Stundensatz oder ein Anteil am Veranstaltungsbudget. Für Einsteiger sind Festpreise mit klarem Umfang am verständlichsten. Beschreiben Sie, ob Sie nur beraten, den Tag begleiten oder alles buchen und koordinieren.

Wichtig ist die Trennung von Ihrem Honorar und den Kosten für Dritte. Wenn Sie Bestellungen für den Kunden vorstrecken, kann es schnell um größere Summen gehen. Klären Sie vorher, wer Verträge mit Locations und Lieferanten unterschreibt und wer bezahlt. Sprechen Sie das offen an, es wirkt professionell und schützt Sie.

Gerade bei Hochzeiten sprechen Paare ungern über Geld, obwohl sie ein Budget im Kopf haben. Fragen Sie deshalb früh nach dem Rahmen. Wer das Budget kennt, kann ehrlich sagen, was damit möglich ist und was nicht, statt Wünsche zu wecken, die nicht bezahlbar sind.

Die ersten zehn Kunden

Zu Beginn sind es oft Bekannte, die eine Feier planen, oder kleine Auftraggeber, die nur Teilleistungen brauchen: Dekoration, Zeitplan, Betreuung der Gäste. Aus solchen Aufträgen entstehen Fotos und Referenzen. Bitten Sie Kunden um die Erlaubnis, Bilder zu zeigen.

Die Aufträge sind ungleich verteilt. Im Sommer und vor Weihnachten ist viel los, dazwischen weniger. Rechnen Sie damit, dass Vorlauf und Nachbereitung mehr Zeit kosten, als der Veranstaltungstag selbst vermuten lässt. Planen Sie diese Zeit in den Preis ein.

Was Sie in Deutschland klären müssen

Für gewerbliche Eventplanung melden Sie in der Regel ein Gewerbe beim Gewerbeamt an. Das Finanzamt fragt danach nach der steuerlichen Erfassung. Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie passt, klären Sie mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung.

Je nach Veranstaltung gibt es weitere Pflichten. Für Veranstaltungen im öffentlichen Raum, mit lauter Musik oder mit Verkauf von Speisen und Getränken können Anmeldungen oder Genehmigungen beim Ordnungsamt nötig sein. Wer Musik öffentlich abspielen lässt, kann Gebühren an die GEMA schulden, das regelt in der Regel der Veranstalter. Fragen Sie das Ordnungsamt der Stadt Dortmund, bevor Sie zusagen, sich darum zu kümmern.

Eine Haftpflichtversicherung, die Veranstaltungen abdeckt, ist sinnvoll, wenn Sie Verantwortung für Abläufe und Gäste übernehmen.

Was in den ersten Monaten oft schiefgeht

Der häufigste Fehler ist ein unklarer Auftrag. Wenn nicht festgelegt ist, ob Sie bei Absagen von Dienstleistern Ersatz organisieren oder nicht, bleibt die Verantwortung unklar. Schreiben Sie auf, was Sie leisten und wo Ihre Verantwortung endet.

Auch Zahlungen sind ein Problem. Wer Rechnungen erst nach der Feier stellt, wartet manchmal lange. Vereinbaren Sie eine Anzahlung bei Auftragserteilung und den Rest vor dem Termin. Ein dritter Punkt ist Überforderung: Zwei Veranstaltungen am selben Wochenende sind ohne Hilfe kaum zu schaffen. Sagen Sie lieber ab, als eine Feier schlecht zu begleiten.

Wo ein Websta-Profil hilft

Mit Websta bekommen Sie eine Profilseite wie eine kleine Website, mit Leistungen, Preisen, Fotos früherer Veranstaltungen, Kontaktformular und Online-Buchung. Interessenten können einen Beratungstermin direkt buchen, und Sie können den Link an jeden schicken, der nach einem Angebot fragt. Die Seite lässt sich über die Suche nach Leistung und Ort finden, und auf dem Marktplatz können Menschen eine Aufgabe einstellen, auf die Sie ein Angebot abgeben.

Zahlungen per Karte laufen über Stripe und werden auf Ihr eigenes Bankkonto ausgezahlt, die Preise legen Sie selbst fest. Das passt gut zu Anzahlungen.

Realistisch anfangen

Beginnen Sie mit einer Art von Veranstaltung, die Sie wirklich kennen, und einem Paket, das Sie klar beschreiben können. Sammeln Sie Referenzen, bevor Sie größere Aufträge annehmen. Ob Eventplanung ein Nebenverdienst oder ein Hauptberuf wird, zeigt sich nach einigen Saisons.

Hilfreich ist ein einfacher Ablauf, den Sie bei jedem Auftrag wiederholen: ein Erstgespräch zu Wünschen und Budget, ein schriftliches Angebot, eine Anzahlung, ein Zeitplan mit Verantwortlichen und eine kurze Nachbesprechung. So merken Kunden, dass Sie strukturiert arbeiten, und Sie selbst lernen aus jeder Feier, was beim nächsten Mal besser laufen kann. Notieren Sie auch, welche Lieferanten zuverlässig waren. Diese Liste wird mit der Zeit Ihr wichtigstes Werkzeug, weil sie Ihnen Verhandlungen und Ausfälle erleichtert.