Eventorganisation in Klagenfurt: So verdienst du Geld als Veranstalter

Woher die Aufträge in Klagenfurt kommen

Eventaufträge entstehen aus Anlässen, und die gibt es in Klagenfurt das ganze Jahr: private Feiern, Firmenveranstaltungen, Vereinsjubiläen, Schulabschlüsse und Feste in Gastronomie und Kulturbetrieben. Anders als in einer Großstadt kennt man sich hier. Wer einmal eine Feier sauber organisiert hat, wird schnell weiterempfohlen, aber ebenso schnell, wenn etwas schiefläuft, mit negativem Ruf verbunden.

Suche nach Menschen, die zwar feiern wollen, aber keine Zeit oder Erfahrung zum Organisieren haben. Das sind oft Berufstätige mit Familie, kleine Firmen ohne eigene Eventabteilung und Vereine mit ehrenamtlichem Vorstand.

• Private Anlässe: Hochzeit, Taufe, runder Geburtstag, Jubiläum
• Kleine und mittlere Betriebe: Weihnachtsfeier, Eröffnung, Kundenabend
• Vereine und Schulen mit Festen und Abschlussfeiern
• Lokale und Veranstaltungsorte, die Partner für Organisation suchen
• Empfehlungen und Online-Suche

Preise festlegen und über Geld sprechen

Bei Events ist der Preis schwer zu vergleichen, weil jede Veranstaltung anders ist. Das ist eine Chance und ein Risiko. Biete deshalb klar beschriebene Pakete an, etwa Beratung und Ablaufplan, Koordination am Veranstaltungstag oder Komplettorganisation, und nenne jeweils, was enthalten ist und was nicht.

Unterscheide zwischen deinem Honorar und durchlaufenden Kosten wie Miete, Catering oder Technik. Besprich schriftlich, wer Dritte beauftragt und bezahlt. Verlange bei größeren Aufträgen eine Anzahlung, damit du nicht in Vorleistung gehst. Rechne deine Zeit ehrlich, auch die Vorbereitungs- und Telefonstunden, die niemand sieht.

Die ersten zehn Kunden

Zu Beginn sind es meist kleine Anlässe im Bekanntenkreis: eine Geburtstagsfeier, eine Firmenfeier in der Firma einer Freundin, ein Vereinsfest. Diese Aufträge sind selten üppig bezahlt, aber sie liefern Fotos, Erfahrung und erste Rückmeldungen.

Hilfreich ist, früh einen Kreis verlässlicher Partner aufzubauen: Menschen für Catering, Technik, Dekoration, Musik und Fotografie, mit denen du gut zusammenarbeitest. In einer Stadt wie Klagenfurt kennt man diese Anbieter meist persönlich, und eine saubere Zusammenarbeit spricht sich herum. Sprich Konditionen offen ab, damit niemand später überrascht wird, und lege fest, wer bei Fragen des Kunden die erste Ansprechperson ist.

Frage nach jeder Veranstaltung, ob du Bilder zeigen darfst und ob der Kunde bereit ist, dich weiterzuempfehlen. Sammle, was gut lief und was nicht. Nach einigen Aufträgen siehst du, ob dir private oder betriebliche Kunden eher liegen. Saisonalität gehört dazu: Manche Monate sind voll, andere ruhig, besonders wenn du nebenbei einen festen Job hast.

Formalitäten für Selbständige in Österreich

Wer regelmäßig gegen Bezahlung Veranstaltungen organisiert, braucht in Österreich in der Regel eine passende Gewerbeberechtigung. Welche, hängt davon ab, was du konkret anbietest. Frage dazu beim Magistrat Klagenfurt als Gewerbebehörde und bei der Wirtschaftskammer Kärnten nach, bevor du loslegst.

Für Sozialversicherung und Steuer sind die SVS und das Finanzamt zuständig. Dort klärst du Pflichtversicherung, Einkommensteuer und eine mögliche Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer. Je nach Veranstaltung können außerdem Anmeldungen oder Genehmigungen nötig sein, zum Beispiel für öffentliche Plätze oder Musikdarbietungen. Das regelt jeweils die zuständige Stelle der Stadt, und du solltest früh nachfragen, nicht erst kurz vor dem Termin.

Was in den ersten Monaten oft schiefgeht

Der häufigste Fehler ist, Arbeit zu unterschätzen und Zusatzwünsche ohne Aufpreis zuzulassen. Wenn der Kunde am Vortag noch Änderungen will, ist das ohne Vereinbarung deine Mehrarbeit. Halte deshalb den Umfang schriftlich fest.

Ein zweites Problem ist Haftung: Wenn ein Dienstleister absagt oder etwas beschädigt wird, wirst du als Organisator angesprochen. Kläre vorab, wer wofür verantwortlich ist, und prüfe eine passende Versicherung. Plane außerdem Rücklagen für Steuer und Sozialversicherung ein.

• Kein schriftlicher Leistungsumfang
• Zu wenig Anzahlung bei Vorleistungen
• Unklare Verantwortung bei Ausfällen Dritter
• Zu viele Anfragen ohne Kapazität, sie sauber zu beantworten

Wie Websta dabei helfen kann

Mit Websta bekommst du eine Profilseite, die wie eine Website aussieht: Leistungen, Preise oder Pakete, Fotos früherer Veranstaltungen, ein Kontaktformular und Online-Buchung. Den Link kannst du jedem schicken, der fragt, und die Seite kann über die Suche gefunden werden. Das erspart das wiederholte Erklären im Chat.

Im Marktplatz unter /marketplace/events finden Menschen in der Nähe Anbieter nach Leistung und Ort und können eine Aufgabe einstellen, auf die du ein Angebot abgibst. Kartenzahlungen der Kunden gehen über Stripe auf dein eigenes Bankkonto, die Preise bestimmst du selbst. Das ersetzt keine Akquise, gibt ihr aber ein festes Zuhause. Wer anfragt, sieht sofort, was du anbietest und was es kostet, und muss nicht erst auf eine Antwort warten, bevor er entscheiden kann, ob du passt. Für dich bedeutet das weniger Hin und Her bei Anfragen, die ohnehin nicht zusammenpassen.