Als Eventplaner in Lausanne Geld verdienen: Ein ehrlicher Leitfaden

Wer in Lausanne Events bucht

Lausanne ist Sitz des Internationalen Olympischen Komitees und vieler Sportverbände, und es gibt die EPFL und die Universität Lausanne. Das heisst nicht, dass du dort automatisch Aufträge bekommst, aber es zeigt, dass es in der Stadt Organisationen gibt, die regelmässig Tagungen, Empfänge und Feiern durchführen. Grosse Anlässe werden oft an feste Agenturen vergeben. Für dich als Einzelperson liegen die zugänglicheren Aufträge dort, wo Budgets kleiner sind.

Dazu gehören Geburtstage, Hochzeiten, Vereinsfeiern, Abschlussfeste von Klassen und Teams, kleine Firmenanlässe und Einweihungen. Auch Studierendenvereinigungen organisieren regelmässig Veranstaltungen und suchen manchmal Unterstützung bei Ablauf, Lieferanten oder Anmeldung.

Wie du sichtbar wirst

Eventplanung ist ein Vertrauensgeschäft. Menschen vergeben ein Fest nicht an jemanden, den sie nicht einschätzen können. Deshalb helfen Fotos früherer Anlässe, auch aus dem privaten Umfeld, eine klare Beschreibung deiner Leistungen und erreichbare Kontaktdaten.

Nutze dein Netz: Wer hat in letzter Zeit ein Fest organisiert und war damit überfordert? Wer arbeitet in einem Verein oder Betrieb, der jährlich einen Anlass hat? Sprich diese Menschen direkt an. Zusätzlich hilft eine Seite, die bei einer Suche nach Event und Lausanne gefunden werden kann. Auf dem Websta-Marktplatz unter /marketplace/events suchen Menschen Anbieter in ihrer Nähe oder stellen eine Aufgabe ein, auf die du eine Offerte machen kannst.

• Zeige einen konkreten Ablauf eines Anlasses, den du geplant hast
• Nenne die Art von Anlass, die du am liebsten machst
• Antworte schnell auf Anfragen, denn Termine sind oft knapp

Preis und Gespräch über Geld

In einer mittelgrossen Stadt wie Lausanne sprechen sich Preise herum, und viele Anfragen kommen von Menschen, die zum ersten Mal ein Fest organisieren. Sie wissen oft nicht, was Planung kostet. Erkläre, welche Arbeit hinter einem Anlass steckt: Gespräche, Angebote einholen, Lieferanten koordinieren, den Ablauf am Tag selbst begleiten.

Du kannst nach Stunden, nach Leistungspaket oder als Pauschale rechnen. Für den Anfang ist ein klar umrissenes Paket mit festgelegten Leistungen oft einfacher, weil beide Seiten wissen, was gilt. Schreibe auf, was nicht enthalten ist, zum Beispiel Kosten für Räume, Verpflegung oder Technik, die direkt vom Kunden bezahlt werden. Konkrete Beträge nenne ich nicht, weil sie von Art und Umfang des Anlasses abhängen.

Die ersten zehn Kundinnen und Kunden

Die ersten Aufträge sind meist kleiner als erhofft: ein Geburtstag, ein Vereinsabend, ein Teamessen. Sie kommen häufig über Empfehlungen oder aus dem eigenen Umfeld. Manche Anfragen enden ohne Auftrag, weil das Budget fehlt oder jemand sich doch selbst kümmert.

Nimm das nicht persönlich. Nutze die kleinen Anlässe, um deinen Ablauf zu üben, Lieferanten kennenzulernen und Fotos für deine Seite zu sammeln. Bitte um Erlaubnis, bevor du Bilder von Gästen veröffentlichst.

Selbständig sein in der Schweiz

Wer in der Schweiz auf eigene Rechnung arbeitet, meldet sich in der Regel bei der Ausgleichskasse an, die klärt, ob du als selbständig erwerbend giltst, und zahlt Sozialversicherungsbeiträge selbst. Steuern auf das Einkommen laufen über die Steuerverwaltung des Kantons Waadt. Ob du mehrwertsteuerpflichtig bist, klärst du bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Nenne ich hier keine Grenzen, weil du sie dort aktuell nachlesen solltest.

Prüfe ausserdem, ob für einzelne Anlässe Bewilligungen nötig sind, etwa für Musik im öffentlichen Raum, Alkoholausschank oder Veranstaltungen im Freien. Zuständig ist meist die Gemeinde oder die Stadt. Frag dort nach, bevor du einem Kunden etwas zusagst. Eine Haftpflichtversicherung für Schäden bei Anlässen solltest du mit einer Versicherung besprechen.

Was am Anfang schiefgeht

Häufig sind Preise, die den Aufwand nicht abdecken, und fehlende schriftliche Abmachungen. Wenn sich Wünsche ändern, ohne dass der Preis angepasst wird, arbeitest du zum Schluss für wenig. Auch Terminkonflikte mit deiner Hauptarbeit sind ein Thema, wenn du nebenberuflich startest.

Halte Leistungen, Termine und Zahlungsbedingungen schriftlich fest, auch bei Bekannten. Plane Puffer ein und sage Aufträge ab, die du nicht sauber erfüllen kannst. Ein verpatzter Anlass wird weiterverbreitet, ein abgelehnter Auftrag nicht.

Wie Websta dazu passt

Bei Websta bekommst du ein Profil, das wie eine eigene Website aussieht: mit Leistungen, Preisen, Fotos, Kontaktformular und Online-Buchung. Du schickst den Link an alle, die nach deinem Angebot fragen, und die Seite kann über die Suche gefunden werden.

Kartenzahlungen laufen über Stripe und werden auf dein Bankkonto ausgezahlt; die Preise bestimmst du. Das Profil ersetzt nicht die Arbeit am Vertrauen, aber es gibt deinem Angebot einen festen Ort, an dem du Anzahlungen oder Buchungen sauber abwickeln kannst. Ein Ergebnis ist damit nicht garantiert.