Als Eventplaner in Zürich Geld verdienen: Kunden, Preise, Start

Woher die Kunden für Events in Zürich kommen

Private Auftraggeber sind der naheliegende Einstieg: Hochzeiten, runde Geburtstage, Taufen, Abschiedsfeiern. Diese Kunden suchen meist über Empfehlungen und über die Suche im Netz und wollen oft nicht das ganze Programm, sondern Hilfe bei einem Teil, etwa der Suche nach der Location, dem Zeitplan am Tag selbst oder der Koordination der Lieferanten.

Eine zweite Gruppe sind Firmen, Vereine und Verbände in der Stadt: Teamanlässe, Weihnachtsessen, Jubiläen, Kundenevents. Dort entscheiden oft Assistenzen oder Teamleitungen, die jemanden suchen, der nicht viel erklärt haben will. Der Zugang führt meist über das eigene Netz, frühere Arbeitgeber und Empfehlungen. Eine dritte Gruppe sind Locations, Caterer und Floristen, die Anfragen weiterreichen, die sie selbst nicht abdecken.

Ein erstes Honorar festlegen

Bei Eventplanung gibt es drei verbreitete Modelle: ein Pauschalhonorar für die Planung, ein Stundenansatz für Beratung und Koordination und ein Honorar für die Betreuung am Eventtag. Welches passt, hängt von der Art des Auftrags ab. Für den Start ist eine Pauschale mit klar umrissenem Leistungsumfang am einfachsten zu erklären.

Rechne alle Stunden: Gespräche, Recherche, Offerten einholen, Besichtigungen, Abstimmungen, Fahrten und den Anlass selbst. Halte fest, was im Honorar enthalten ist und was nicht, und kläre, ob die Rechnungen der Lieferanten direkt an den Kunden gehen. Das begrenzt dein Risiko, Kosten vorzufinanzieren.

Wie die ersten zehn Kunden aussehen

Die ersten Aufträge sind meist klein und kommen aus dem eigenen Umfeld: Du hilfst bei einem Geburtstag, koordinierst ein Vereinsfest oder organisierst ein Firmenessen. Manche davon sind unbezahlt oder gering bezahlt. Sie liefern aber Fotos, Erfahrungswerte und Rückmeldungen.

Rechne auch damit, dass die Nachfrage nach Jahreszeit schwankt. Vor Weihnachten und im Sommer werden viele Anlässe geplant, in anderen Monaten ist es ruhiger. Wer den Beruf als Haupteinkommen aufbauen will, braucht dafür Reserven und ein Angebot, das nicht nur an einem Anlasstyp hängt, zum Beispiel Firmenanlässe neben privaten Feiern.

Bitte nach jedem Anlass um eine kurze Rückmeldung und frage, ob du Fotos zeigen darfst. Halte fest, was gut funktioniert hat und was nicht: Zeitpläne, Lieferantenkontakte, Pufferzeiten. Das ist dein eigentliches Kapital, denn daraus entstehen schnellere Angebote.

Bewilligungen und Selbständigkeit in der Schweiz

Bei Events gibt es neben der Selbständigkeit eigene Fragen zu Bewilligungen. Anlässe im öffentlichen Raum, mit Musik, mit Ausschank von Alkohol oder mit grösserer Besucherzahl können bewilligungspflichtig sein. Frage dafür bei der Stadt Zürich oder der zuständigen Gemeinde nach, was für deinen Anlass gilt. Für Musik kann eine Abgabe an eine Urheberrechtsgesellschaft wie die SUISA anfallen. Zusätzlich:

• Ausgleichskasse (AHV), im Kanton Zürich zum Beispiel die SVA Zürich: Anmeldung als Selbständigerwerbender.
• Steueramt: Erfassung der Einkünfte und Vorauszahlungen.
• Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV): Wann Mehrwertsteuer relevant wird.
• Handelsregisteramt des Kantons Zürich: Wann ein Eintrag Pflicht ist.
• Versicherung: Veranstalterhaftpflicht oder Betriebshaftpflicht; kläre, ob du oder der Kunde als Veranstalter gilt.

Was in den ersten Monaten schiefgeht

Häufig ist der Umfang unklar: Der Kunde denkt, du kümmerst dich um alles, du denkst, nur um die Koordination. Schreibe vorab auf, was du übernimmst, und halte fest, wer bei Absagen und Änderungen entscheidet.

Ein weiterer Punkt ist der Zahlungsfluss. Kunden zahlen manchmal erst nach dem Anlass, während Lieferanten Anzahlungen verlangen. Vereinbare eine Anzahlung bei Auftragserteilung und stelle die Schlussrechnung direkt nach dem Anlass.

Ein zweiter Fehler ist die Unterschätzung des Aufwands am Anlasstag. Wer allein arbeitet, stösst bei grösseren Anlässen schnell an Grenzen. Plane Helfer ein und kläre, wer sie bezahlt. Und rechne mit Kundenwünschen, die sich kurzfristig ändern: Eine Klausel zu Änderungen und Absagen schützt beide Seiten.

Wie ein Websta-Profil dazu passt

Auf Websta bekommst du eine Profilseite, die wie eine kleine Webseite aussieht, mit Leistungen, Preisen, Fotos, Kontaktformular und Online-Buchung. Eine Erstberatung kannst du als buchbare Leistung mit festem Preis eintragen, die Planung als Paket. Fotos von Anlässen, die du begleitet hast, zeigen mehr als eine Beschreibung.

Im Marktplatz suchen Leute nach Leistung und Ort, und sie können eine Aufgabe einstellen, auf die du ein Angebot machst. Kartenzahlungen laufen über Stripe auf dein eigenes Bankkonto, die Preise legst du selbst fest. Das ersetzt kein Netzwerk, macht dich aber für Leute auffindbar, die dich noch nicht kennen.