Päivitetty 28. syyskuuta 2026
Mitä Websta-profiiliin tulee sisällyttää
Tapahtumajärjestäjän profiili toimii verkkosivujen tavoin. Se sisältää perusinfon yrityksen nimestä, yhteystiedoista ja sijainnista, mutta paljon oleellisempaa on kertoa, mitä tarkalleen tekee. Profiilissa tulee luetella ne tapahtumien tyypit, joita järjestää - esimerkiksi yritystapahtumat, häät, syntymäpäiväjuhlat, konferenssit tai messut. Kunkin palvelun kohdalla kannattaa selventää, mitä se sisältää ja mihin kokoluokkaan se sopii.
Profiilin vahvuus on kuvien käyttäminen. Tapahtumajärjestäjille sopivat valokuvat järjestetyistä tapahtumista, tapahtumapaikan koristeluista, pöytäasetteluista ja muusta visuaalisesta työstä. Jos asiakkaalla on käytössään kuvia edellisistä tapahtumista, ne kannattaa lisätä profiiliin. Kuvat osoittavat käytännön kokemusta paremmin kuin teksti.
- Tapahtumien tyypit, joita järjestää
- Tyypillinen osallistujamäärä ja tapahtumakokojen vaihteluväli
- Erikoisuudet tai erityisosaaminen
- Valokuvat aiemmista tapahtumista
- Yhteystiedot ja saavutettavuusinfo
Palvelut ja varausmahdollisuudet
Websta-profiilissa voi luetella yksittäisiä palveluja, joista asiakkaat voivat pyytää tarjousta. Tapahtumajärjestäjälle sopii usein tarjouspyyntöjen vastaanottaminen eikä suora varaus, koska jokainen tapahtuma on erilainen. Profiiliin voi lisätä yhteydenottolomakkeen, jossa asiakas kertoo tapahtuman tyypistä, koosta ja toiveistaan. Vastauksena hän saa räätälöidyn tarjouksen.
Jos tapahtumajärjestäjällä on standardoituja palveluita tai pikatapahtumia, niille voidaan tehdä myös suoria varausmahdollisuuksia. Esimerkiksi pieniin kokouksiin liittyvä ruokapalvelu tai juhlasalin varaus voivat olla suoria varauksia, mutta suurimpien projektien kohdalla tarjouspyyntö on käytännöllisempi.
Kielivalinnat
Tapahtumajärjestäjä voi julkaista profiiliin sisältöä suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Monille tapahtumille riittää suomi, mutta kansainväliset asiakkaat tai turisteihin kohdistuvat palvelut hyötyvät englanninkielisestä kuvauksesta. Ruotsin kieli auttaa erityisesti jos asiakkaita on Ruotsin puolelta tai he vaativat ruotsinkielistä palvelua.
Pienestä maasta huolimatta Suomessa tapahtumia järjestetään kaikilla kolmella kielellä. Aloittaminen yhdellä kielellä on järkevää, mutta pitkällä aikavälillä useampi kieli tavoittaa enemmän asiakkaita.
Miten asiakkaat löytävät tapahtumajärjestäjiä Suomessa
Websta-palvelussa tapahtumajärjestäjät löytyvät kategorian kautta /marketplace/events. Asiakkaat voivat selata tarjoajia paikkakuntansa tai lähialueen mukaan. Koska Suomi on hajanainen maa, monet tapahtumajärjestäjät saavat asiakkaita koko maasta - varsinkin kun tapahtumat järjestetään usein liikkumalla asiakkaan luokse.
Verkkomainonta ja suusanallinen levitys ovat edelleen merkittäviä tapahtumajärjestäjille. Websta-profiili tarjoaa perustan, josta asiakkaat voivat selvittää yrityksen kokemuksen ja ottaa yhteyttä. Profiili on kuitenkin yksi kanava muiden joukossa, ei pääkanava.
Itsenäinen ammatinharjoittaja Suomessa
Tapahtumajärjestäjänä voi toimia itsenäisenä ammatinharjoittajana eli freelancerina, tai perustaa yrityksen. Itsenäisen ammatinharjoittajan on rekisteröidyttävä Verohallinnon kautta, jos liikevaihto ylittää raja-arvon. Yksityisen elinkeinonharjoittajan tulee myös merkitä itsensä kaupparekisteriin tietyin edellytyksin - tämä kannattaa tarkistaa Patentti- ja rekisterihallituksesta.
Tapahtumajärjestäjille on tärkeää vakuutussuoja, varsinkin jos hän vastaa asiakkaiden omaisuudesta tai tapahtuman toteutumisesta. Vastuuvakuutus on hyvä hankkia. Myös kirjanpito ja verotus vaativat järjestystä - kannattaa tutustua Verohallinnon ohjeisiin tai konsultoida kirjanpitäjää. Laskutus tulee järjestää kunnolla, ja sopimukset asiakkaiden kanssa tulee tehdä selkeiksi.
Ensimmäiset tunnit Webstassa
Kun avaa profiilin Webstassa, ensimmäisessä tunnissa kannattaa täyttää perustiedot: yrityksen nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite. Sen jälkeen kirjoitetaan lyhyt kuvaus siitä, mitä palveluja tarjoaa. Kuvaus voi olla muutaman rivin mittainen ja sen tulee vastata siihen, mitä asiakas hakee - ei liian yleistä, vaan konkreettisia esimerkkejä.
Seuraavaksi kannattaa lisätä kuvat. Jos kuvia ei vielä ole, voi aloittaa ilman niitä ja lisätä myöhemmin. Sitten voi lisätä palveluluettelon ja ottaa yhteystietojen lisäksi käyttöön tarjouspyyntölomakkeen. Loput profiilista voi täydentää vähitellen, kun on mukana enemmän projekteja tai kuvia.
Usein kysytyt kysymykset
- Kenen tulee käyttää Websta-profiilia tapahtumajärjestäjä
- Tapahtumajärjestäjä - itsenäinen ammatinharjoittaja tai pienyrittäjä - voi perustaa profiilin. Profiili toimii verkkosivuina ja näkyvyytenä paikallisessa hakemistossa. Se sopii hyvin niille, jotka haluavat lisätä näkyvyyttään ja ottaa asiakkaita vastaan verkkon kautta.
- Pitääkö Websta-profiilissa olla varausmahdollisuus vai riittää tarjouspyyntö
- Tapahtumajärjestäjille sopii usein tarjouspyyntö, koska jokainen tapahtuma on erilainen ja vaatii räätälöintiä. Profiiliin voidaan lisätä yhteydenottolomake, jossa asiakas kertoo tapahtumansa yksityiskohdat ja saa vastineeksi tarjouksen. Standardipalveluja voidaan tarjota myös suoralla varauksella.
- Mitä kuvia tapahtumajärjestäjä voi lisätä profiiliin
- Parhaita kuvia ovat valokuvat aiemmista tapahtumista: pöytäasettelut, koristelu, tunnelmakuvat, ruokapalvelu tai muut näkyvät osat. Kuvat osoittavat käytännön kokemusta ja antavat asiakkaalle käsityksen laadusta. Jos kuvia ei ole vielä, voi profiilin aloittaa ilmankin ja lisätä ne myöhemmin.
- Pitääkö minulla olla yritys vai voiko toimia freelancerina
- Voit toimia itsenäisenä ammatinharjoittajana tai perustaa yrityksen. Itsenäisen ammatinharjoittajan on rekisteröidyttävä Verohallinnoon, jos liikevaihto ylittää raja-arvon. Kaupparekisteriin merkitseminen vaatii tietyt edellytykset - tarkista Patentti- ja rekisterihallituksesta. Vastuuvakuutus on hyvä hankkia ja sopimukset asiakkaiden kanssa tulee tehdä selkeiksi.
- Miten asiakkaat löytävät tapahtumajärjestäjän Webstassa
- Asiakkaat voivat selata tapahtumajärjestäjiä Webstan hakemiston kautta paikkakuntansa tai lähialueen mukaan. Koska Suomi on laaja maa, monet asiakkaat tulevat muiltakin paikkakunnilta. Profiili on yksi kanava muiden joukossa - verkkomainonta ja suusanallinen levitys ovat edelleen tärkeitä.
Tietoa luvuista
Tämän oppaan luvut luettiin Webstan luettelosta tekstin kirjoitushetkellä, ja ne päivittyvät yllä live-luettelosta. Osa luettelosta on rakennettu julkisen yritysrekisterin tiedoista, ja se on merkitty kunkin profiilin yhteyteen.