Koch und Catering in Dortmund finden: Anfrage, Angebot, Ablauf

Erst den Rahmen der Veranstaltung festlegen

Bevor Sie Anfragen schicken, sollten Sie die wichtigsten Eckdaten kennen: Datum, Ort, ungefähre Zahl der Gäste, Art des Essens (Buffet, Menü, Fingerfood, Grillen) und ob Getränke, Service, Geschirr und Aufbau dazugehören sollen. Je klarer die Anfrage, desto besser lassen sich die Angebote vergleichen.

Wichtig ist auch der Ort. Wird im eigenen Garten, in einer gemieteten Location oder im Büro gefeiert? Manche Locations haben eigene Caterer oder Vorgaben für externe Anbieter, etwa zu Küchenzugang, Strom und Entsorgung. Fragen Sie das zuerst, damit später nichts platzt.

So findet man Köche und Caterer in Dortmund

Üblich sind Empfehlungen von Veranstaltungsorten, Bekannten und Kollegen, außerdem Kartendienste, Internetsuche und soziale Netzwerke, wo viele Köche ihre Gerichte zeigen. Fotos von Buffets sagen etwas über die Optik, wenig über Geschmack und Zuverlässigkeit. Wenn möglich, bitten Sie um eine Kostprobe oder um Referenzen von vergleichbaren Anlässen.

Für den Abend zu Hause bieten manche Köche an, in Ihrer Küche zu kochen. Klären Sie, wer einkauft, wer aufräumt und ob die Zutaten im Preis enthalten sind.

Wer wiederholt Essen für Gruppen braucht, etwa für Besprechungen im Büro, fragt am besten nach einem festen Ansprechpartner und nach Lieferzeiten. Das spart bei späteren Bestellungen viel Abstimmung.

Hygiene, Registrierung und Allergene in Deutschland

Wer gewerblich Lebensmittel zubereitet und abgibt, muss sein Unternehmen bei der zuständigen Lebensmittelüberwachung der Kommune anmelden und die Vorgaben der Lebensmittelhygiene einhalten. Mitarbeiter in der Küche werden nach dem Infektionsschutzgesetz belehrt. Sie dürfen den Caterer fragen, ob sein Betrieb angemeldet ist und wie er Kühlketten und Hygiene sicherstellt.

Auch bei Allergenen gibt es klare Regeln: Betriebe müssen Auskunft geben, welche Allergene in den Speisen enthalten sind. Sagen Sie deshalb bei der Anfrage, ob Gäste Allergien, Unverträglichkeiten oder religiöse beziehungsweise vegetarische oder vegane Anforderungen haben, und lassen Sie sich bestätigen, wie das umgesetzt wird.

Was ein gutes Angebot enthält

Ein brauchbares Angebot ist schriftlich und nennt die Leistungen einzeln. Achten Sie auf diese Punkte:

Fragen Sie auch, ob das Essen warm geliefert und vor Ort fertiggestellt wird oder ob es kalt angeliefert wird. Das beeinflusst Qualität und Aufwand. Wenn Küche oder Geräte vor Ort gebraucht werden, muss der Caterer das vorher wissen.

• Menü oder Buffet mit allen Gerichten und Mengen pro Person
• Service, Aufbau, Abbau und Personal, mit Angabe, wie viele Personen eingesetzt werden
• Geschirr, Besteck, Gläser, Servietten und die Reinigung danach
• Anfahrt, Lieferung und Zeitfenster für Aufbau
• Umgang mit Allergien und Sonderwünschen
• Regeln für Änderungen der Gästezahl und für Absagen
• Ausgewiesene Mehrwertsteuer und ein klarer Endpreis

Zahlung, Anzahlung und Absage

Preise legt jeder Anbieter selbst fest, und wir nennen bewusst keine Beträge. Üblich ist, dass bei größeren Veranstaltungen eine Anzahlung vereinbart wird und der Rest nach der Veranstaltung oder kurz davor fällig wird. Lassen Sie sich Zahlungsplan und Rücktrittsbedingungen schriftlich geben und zahlen Sie gegen Rechnung per Überweisung oder Karte, nicht bar ohne Beleg.

Fragen Sie, bis wann die endgültige Gästezahl gemeldet werden kann und was passiert, wenn weniger Personen kommen. Das ist der häufigste Streitpunkt.

Für Veranstaltungen mit Alkoholausschank oder Außenbewirtung können je nach Ort zusätzliche Genehmigungen nötig sein. Klären Sie mit dem Veranstalter oder dem Ordnungsamt, wer dafür zuständig ist, bevor Sie fest zusagen.

Saison und Vorlauf

Die gefragtesten Zeiten sind Sommerwochenenden, die Weihnachtsfeiern im Advent und die Tage um große Feiertage. Planen Sie hier mehr Vorlauf ein als bei ruhigen Terminen. Köche, die saisonal arbeiten, bieten im Sommer häufig Grillgerichte und im Herbst und Winter deftigere Menüs an; fragen Sie nach, was zur Jahreszeit passt und was gerade frisch verfügbar ist.

Bei Veranstaltungen im Freien sollten Sie klären, was bei Regen gilt, ob ein Zelt oder eine Überdachung nötig ist und wer sie stellt.

Innenstadt, Stadtteile und wie ein Websta-Profil beim Vergleichen hilft

Bei einer Stadt dieser Größe zählt für Caterer vor allem die Anfahrt. Veranstaltungsorte in der Innenstadt sind meist gut erreichbar, bei Orten in äußeren Stadtteilen oder im Umland kann es Zuschläge für Anfahrt und Lieferung geben. Fragen Sie danach, statt es zu vermuten.

Auf Websta hat ein Anbieter ein Profil, das wie eine kleine Website aufgebaut ist: mit Leistungen, Preisen, Fotos, Kontaktformular und Online-Buchung. So sehen Sie, was jemand anbietet, und können Anbieter nebeneinander halten. Die Preise legt der Anbieter selbst fest; Kartenzahlungen werden über Stripe auf sein Bankkonto ausgezahlt. Unter /marketplace/food suchen Sie nach Leistung und Ort. Wie viele Profile es in Dortmund gibt, kann sich ändern und ist möglicherweise noch überschaubar. Wenn Sie nichts Passendes finden, stellen Sie eine Aufgabe ein und vergleichen die Angebote.