Eventagentur und Eventplaner in Frankfurt am Main finden

So finden Menschen in Frankfurt am Main Eventplaner

Frankfurt am Main ist eine Stadt mit vielen Geschäftsterminen. Die Messe Frankfurt prägt das Veranstaltungsgeschehen, und rund um Messen, Kongresse und Firmenfeiern gibt es einen eingespielten Markt für Veranstaltungsdienstleistungen. Privatpersonen suchen dagegen meist über Empfehlungen aus dem Freundeskreis, über Locations, die bestimmte Partner kennen, oder über eine Online-Suche nach Ort und Leistung.

Eine Empfehlung ist ein guter Anfang, ersetzt aber keine eigene Prüfung. Fragen Sie nach, was genau der Empfehlende erlebt hat: ein Event in vergleichbarer Größe, mit ähnlichem Budget und ähnlicher Art? Ein Anbieter, der Konzernveranstaltungen betreut, passt nicht automatisch zu einer Geburtstagsfeier im kleinen Kreis, und umgekehrt.

Was in Deutschland für diese Branche gilt

Eventplaner ist in Deutschland keine geschützte Berufsbezeichnung. Es gibt Ausbildungen und Weiterbildungen, etwa im Veranstaltungsbereich, aber niemand muss einen bestimmten Abschluss vorweisen, um sich so zu nennen. Ein Zertifikat sagt deshalb weniger aus als nachvollziehbare Erfahrung mit Veranstaltungen, die Ihrer ähnlich waren.

Fest steht, dass ein Anbieter ein angemeldetes Gewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit haben sollte und auf Rechnungen seine Angaben vollständig nennt. Bei Veranstaltungen mit Musik kommt zudem häufig die GEMA ins Spiel, da für öffentlich gespielte Musik Gebühren anfallen können. Wer dafür zuständig ist, Sie als Veranstalter oder der Planer, sollte vorab schriftlich festgelegt werden. Für Veranstaltungen im öffentlichen Raum oder mit vielen Gästen sind außerdem Genehmigungen und Auflagen zu beachten. Fragen Sie, ob der Anbieter solche Verfahren schon begleitet hat, und klären Sie bei Unsicherheit die Zuständigkeit bei der Stadt Frankfurt am Main.

Fragen, die Sie vor der Zusage stellen sollten

Ein guter Eventplaner stellt selbst viele Fragen: nach Anlass, Gästezahl, Datum, Budget und Wünschen. Das ist ein gutes Zeichen. Umgekehrt sollten Sie vor einer Zusage Folgendes klären:

• Welche Leistungen sind im Angebot enthalten, und was kommt zusätzlich dazu?
• Arbeitet der Anbieter selbst oder mit Subunternehmern, und wer ist am Veranstaltungstag vor Ort Ansprechpartner?
• Besteht eine Veranstalter- oder Berufshaftpflichtversicherung, und kann man darüber einen Nachweis sehen?
• Was passiert bei Absage, Terminverschiebung oder schlechtem Wetter bei Außenveranstaltungen?
• Gibt es Referenzen oder Fotos von Events, die dem geplanten ähneln?

Angebot, Vertrag und Zahlung

In Deutschland ist es üblich, ein schriftliches Angebot zu verlangen, das Leistungen, Termine und Preise einzeln auflistet. Je genauer die Aufstellung, desto leichter lassen sich mehrere Angebote vergleichen. Achten Sie darauf, ob Preise netto oder brutto genannt werden, besonders bei Anbietern, die auch Unternehmen als Kunden haben.

Bei größeren Veranstaltungen sind Anzahlungen verbreitet. Halten Sie im Vertrag fest, wann welcher Betrag fällig wird und unter welchen Bedingungen er zurückerstattet wird. Mündliche Absprachen zu Änderungen sollten Sie per E-Mail bestätigen lassen, damit später klar ist, was vereinbart war.

Innenstadt und äußere Stadtteile

Frankfurt am Main hat sehr unterschiedliche Stadtteile, von der dichten Innenstadt mit dem Bankenviertel bis zu Vierteln wie Sachsenhausen, Bornheim oder Höchst. Allgemein gilt bei einer Stadt dieser Größe: Mit der Lage der Location ändern sich Anfahrtswege, Zufahrtsmöglichkeiten für Lieferanten und die Zeit für Auf- und Abbau. Fragen Sie deshalb, ob Anfahrt, Lieferzeiten und Parkmöglichkeiten im Angebot berücksichtigt sind, und ob der Anbieter die Location schon kennt oder vorab besichtigt.

Saison, Vorlauf und Sprache

Beliebte Termine, etwa Sommerwochenenden oder die Wochen vor Weihnachten, sind erfahrungsgemäß früher ausgebucht als ruhigere Zeiten. Wer flexibel beim Datum ist, hat meist mehr Auswahl. Planen Sie für größere Veranstaltungen ausreichend Vorlauf ein und fragen Sie den Anbieter, ab wann er verbindlich planen kann.

In Frankfurt am Main kommen Gäste aus vielen Ländern. Wenn Ihre Veranstaltung mehrsprachig sein soll, klären Sie vorher, ob der Planer und sein Team auf Deutsch und Englisch kommunizieren können und ob Unterlagen und Beschilderung in mehreren Sprachen möglich sind.

Wie ein Websta-Profil beim Vergleich hilft

Auf Websta bekommt ein Anbieter eine Profilseite, die wie eine eigene Website aufgebaut ist: mit Leistungen, Preisen, Fotos, Kontaktformular und Online-Buchung. So sehen Sie auf einen Blick, was angeboten wird, und können mehrere Anbieter anhand derselben Angaben vergleichen. Im Marktplatz unter /marketplace/events finden Sie Anbieter nach Leistung und Ort.

Wie viele Eventplaner in Frankfurt am Main aktuell ein Profil haben, kann sich ändern. Falls Sie keinen passenden Anbieter finden, können Sie eine Aufgabe einstellen und Anbieter machen Ihnen Angebote. Kartenzahlungen laufen über Stripe und werden direkt auf das Bankkonto des Anbieters ausgezahlt. Die Preise legt der Anbieter selbst fest. Versprechen zu Ergebnissen oder Anfragen gibt Websta nicht ab.