So verdienst du als Eventplaner in Frankfurt am Main Geld

Woher zahlende Kunden in Frankfurt am Main kommen

Frankfurt ist eine Stadt der Unternehmen, der Messen und der vielen Zugezogenen. Das prägt, wer Veranstaltungen in Auftrag gibt. Aufträge für Eventplaner kommen in der Praxis aus wenigen Richtungen, und es lohnt sich, sie getrennt zu betrachten, weil jede anders funktioniert.

Privatpersonen buchen Hilfe für Hochzeiten, runde Geburtstage, Taufen, Verlobungen oder Abschlussfeiern. Sie suchen meist online und fragen im Freundeskreis nach Empfehlungen. Firmen und Teams brauchen Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Kundenabende oder kleine interne Workshops. Dort entscheidet oft eine Assistenz oder eine Büroleitung, und die Anfrage kommt per E-Mail. Vereine, Schulen und Eltern-Initiativen planen Feste, bei denen jemand mit Erfahrung entlastet, auch wenn das Budget knapp ist.

Wer in Frankfurt arbeitet, kennt die Wege zwischen Stadtteilen wie Sachsenhausen, Bornheim, dem Nordend, dem Westend oder dem Ostend. Du musst nicht überall sein. Es hilft, ein Gebiet zu nennen, in dem du dich auskennst und Locations, Caterer und Technikverleiher persönlich kennst. Genau dieses Wissen, wer wann verfügbar ist und was ein Raum wirklich kann, ist der Teil, für den Kunden zahlen.

• Private Anlässe: Hochzeiten, Geburtstage, Familienfeiern
• Firmen: Sommerfeste, Jahresabschluss, Kundenevents
• Vereine und Initiativen: Jubiläen, Straßen- und Hoffeste
• Empfehlungen von Locations, Caterern und Fotografen, mit denen du zusammenarbeitest

Den ersten Preis festlegen

Bei Eventplanung gibt es drei gängige Modelle: ein Stundensatz, ein Pauschalpreis pro Veranstaltung oder ein Anteil am Gesamtbudget. Für den Anfang ist ein Pauschalpreis mit klar beschriebenem Umfang am einfachsten, weil Kunden wissen, was sie zahlen, und du nicht bei jedem Telefonat nachrechnen musst. Schreib auf, was enthalten ist: Erstgespräch, Ablaufplan, Anfragen bei Dienstleistern, Betreuung am Veranstaltungstag.

Um eine Zahl zu finden, rechne rückwärts: Wie viele Stunden steckt tatsächlich in einem kleinen Fest, wenn du Vorbereitung, Abstimmung und Nachbereitung ehrlich zählst? Setz einen Stundenwert an, der auch Steuern, Versicherung, Fahrten und unbezahlte Anfragen trägt. Wer nur seinen Wunschlohn ansetzt, arbeitet am Ende unter dem, was er braucht. Ein Preis in einer Stadt wie Frankfurt darf höher liegen als in einer Kleinstadt, doch am Anfang zählt Vergleichbarkeit: Schau dir an, was andere Planer öffentlich nennen, und ordne dich bewusst ein, statt dich blind zu unterbieten.

Über Geld zu sprechen fällt vielen schwer. Nenne den Preis früh und ruhig, am besten schon nach dem ersten Gespräch schriftlich. Ein klares Angebot wirkt professioneller als langes Zögern. Und sag dazu, was extra kostet, zum Beispiel Mietmaterial, das du nur durchreichst.

Wie die ersten zehn Kunden meistens aussehen

Die ersten Aufträge sind selten große Events. Meist sind es Bekannte von Bekannten, ein Verein, bei dem du schon mitgeholfen hast, oder eine kleine Firma, die ihre erste Feier ausrichtet. Das ist normal und kein Zeichen, dass es nicht läuft. Du baust in dieser Phase vor allem Belege auf: Fotos, einen Ablaufplan, den du zeigen darfst, und ein oder zwei Sätze von Auftraggebern, die du mit deren Erlaubnis nennen kannst.

Rechne damit, dass viele Anfragen nicht zum Auftrag werden. Manche Leute wollen nur wissen, was so etwas kostet. Andere entscheiden sich für Freunde, die es günstiger machen. Das kostet Zeit, gehört aber dazu. Wichtig ist, dass du jede Anfrage schnell und freundlich beantwortest, denn bei Veranstaltungen ist der Termin der Druck: Wer zuerst eine klare Antwort gibt, wird oft zuerst gebucht.

Was du als Selbstständiger in Deutschland klären musst

Wer Eventplanung dauerhaft gegen Bezahlung anbietet, übt in der Regel ein Gewerbe aus. Das meldest du beim Gewerbeamt deiner Stadt an. Danach meldet sich das Finanzamt mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du online über ELSTER ausfüllst. Dort gibst du an, ob du als Kleinunternehmer behandelt werden willst. Die Grenzen und Folgen für die Umsatzsteuer ändern sich gelegentlich, deshalb lies die aktuelle Regelung beim Finanzamt nach, bevor du dich entscheidest.

Wenn du neben einer Anstellung arbeitest, schau in deinen Arbeitsvertrag: Nebentätigkeiten müssen manchmal angezeigt werden. Auch Kranken- und Sozialversicherung hängen davon ab, ob die Selbstständigkeit Neben- oder Haupttätigkeit ist. Frag deine Krankenkasse und bei Bedarf einen Steuerberater. Eine Haftpflichtversicherung für Veranstaltungen ist keine Pflicht, wird aber von Locations oder Auftraggebern oft verlangt. Für Veranstaltungen im öffentlichen Raum gibt es Genehmigungen bei der Stadt, die der Veranstalter beantragt. Kläre vorher beim zuständigen Amt, wer das in deinem Fall ist.

Was in den ersten Monaten oft schiefgeht

Der häufigste Fehler ist ein unklarer Auftrag. Wenn nicht schriftlich steht, was du übernimmst und was nicht, entstehen Streit um Zusatzarbeit und Missverständnisse am Veranstaltungstag. Ein kurzer Vertrag oder eine bestätigte E-Mail genügt oft als Grundlage. Der zweite Fehler ist, Vorauszahlungen für Dienstleister aus eigener Tasche zu leisten und darauf zu hoffen, dass der Kunde später zahlt. Vereinbare eine Anzahlung, bevor du Kosten auslegst.

Dazu kommt die Zeit: Wer neben dem Job plant, merkt schnell, dass Anrufe von Locations und Dienstleistern tagsüber kommen. Lege feste Zeiten für Erreichbarkeit fest und sage sie offen. Und unterschätze nicht den Wochenendfaktor: Die meisten Feste finden an Samstagen statt, also genau dann, wenn du vielleicht frei haben willst.

Wo ein Websta-Profil in der Planung hineinpasst

Ein Websta-Profil ist eine Seite, die wie eine kleine Website aussieht: mit deinen Leistungen, Preisen, Fotos, einem Kontaktformular und Online-Buchung. Du kannst den Link jedem schicken, der fragt, was du anbietest und was es kostet, ohne jedes Mal ein PDF zu verschicken. Über den Marktplatz auf Websta können Menschen in der Nähe nach Leistung und Ort suchen und finden dein Profil. Sie können außerdem eine Aufgabe einstellen, auf die Anbieter Angebote machen.

Kartenzahlungen von Kunden werden über Stripe auf dein eigenes Bankkonto ausgezahlt, die Preise legst du selbst fest. Das ersetzt nicht die Arbeit an Empfehlungen und Kontakten, aber es gibt Interessenten einen Ort, an dem sie dich in Ruhe ansehen und anfragen können. Mehr zum Bereich findest du unter /marketplace/events.