Eventplaner und Veranstaltungsorganisation in Hamburg finden

Wie man in Hamburg Eventplaner findet

Viele beginnen mit Empfehlungen: Wer auf einer Feier war, die gut organisiert wirkte, fragt nach dem Anbieter. Auch Veranstaltungsorte, Caterer und Fotografen arbeiten regelmäßig mit Planern zusammen und können Hinweise geben. Zusätzlich helfen Portfolios im Internet, in denen Anbieter vergangene Veranstaltungen zeigen.

Entscheidend ist, dass die Referenzen zu Ihrer Veranstaltung passen. Ein Planer, der große Firmenveranstaltungen betreut, arbeitet anders als jemand, der kleine private Feiern gestaltet. Fragen Sie nach Veranstaltungen ähnlicher Größe und nach dem, was der Anbieter dabei selbst geleistet hat.

Qualifikation und Einordnung in Deutschland

Die Berufsbezeichnung Eventplaner oder Veranstaltungsorganisator ist in Deutschland nicht geschützt. Es gibt Ausbildungen und Studiengänge im Veranstaltungsbereich, aber ebenso viele Quereinsteiger mit viel Erfahrung. Die Bezeichnung allein sagt deshalb wenig. Aussagekräftiger sind Referenzen, Erfahrung mit dem Ort und die Art, wie der Anbieter Ihre Fragen beantwortet.

Fragen Sie nach einer Betriebshaftpflichtversicherung und, wenn Sie große Veranstaltungen planen, nach Erfahrung mit Sicherheitskonzepten. Technik, Bühnenaufbau und Personal können zusätzliche Anforderungen mit sich bringen, die ein erfahrener Planer kennt.

Was vor dem Auftrag geklärt sein sollte

Legen Sie Anlass, Gästezahl, Budgetrahmen und Wunschtermin fest, bevor Sie Anbieter ansprechen. Daran lässt sich ein Angebot messen. Klären Sie dann mit dem Planer folgende Punkte:

• Welche Leistungen sind enthalten: Konzept, Ortssuche, Dienstleistersteuerung, Betreuung vor Ort?
• Wird mit Festpreis, Stundensatz oder Prozentanteil am Budget abgerechnet?
• Wer schließt die Verträge mit Location, Catering und Technik, Sie oder der Planer?
• Was geschieht bei Absage, Verschiebung oder wetterbedingten Änderungen?
• Wer ist am Veranstaltungstag Ansprechperson, und wie sind die Zeiten geregelt?

Genehmigungen, Musik und Regeln

Je nach Art der Veranstaltung können in Deutschland Anmeldungen oder Genehmigungen nötig sein, etwa bei Veranstaltungen im öffentlichen Raum, bei Ausschank von Alkohol oder bei Straßensperrungen. Zuständig sind die jeweiligen Behörden. Ein erfahrener Planer weiß, was in Ihrem Fall gilt, und weist Sie auf Fristen hin.

Wird bei der Veranstaltung Musik öffentlich wiedergegeben, kann außerdem die Anmeldung bei der GEMA erforderlich sein. Fragen Sie, wer sich darum kümmert. Bei privaten Feiern im kleinen Kreis gelten oft andere Regeln als bei öffentlichen Veranstaltungen. Lassen Sie sich im Zweifel schriftlich bestätigen, wer verantwortlich ist.

Saison, Wetter und Vorlauf

Die Hauptsaison für Feiern im Freien liegt im Sommer, Firmenfeiern häufen sich gegen Jahresende. In diesen Zeiten sind gute Locations und Dienstleister früh ausgebucht. Wer eine Hochzeit oder ein größeres Fest plant, sollte deshalb frühzeitig anfragen und genug Vorlauf einplanen.

Hamburg hat wechselhaftes Wetter, und Veranstaltungen im Freien brauchen daher einen Plan B, zum Beispiel ein Zelt oder eine Innenalternative. Fragen Sie den Anbieter, wie er mit kurzfristigen Änderungen umgeht und was das kostet.

Angebot, Vertrag und Zahlung

Ein schriftliches Angebot mit Leistungsbeschreibung ist Standard. Bei größeren Veranstaltungen werden häufig Abschläge vereinbart, etwa bei Auftragserteilung und kurz vor der Veranstaltung, der Rest nach Durchführung. Die Zahlung erfolgt üblicherweise per Überweisung gegen Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.

Lesen Sie Stornobedingungen genau. Bei Absage durch den Kunden fallen oft Kosten an, deren Höhe sich nach dem Zeitpunkt richtet. Klären Sie auch, was gilt, wenn der Planer ausfällt, und ob ein Ersatz gestellt wird.

Innenstadt und äußere Bezirke

Veranstaltungsorte in der Innenstadt und am Wasser sind gefragt, aber Zugang, Lärmschutz und Anlieferung bringen Einschränkungen mit sich. In den äußeren Bezirken gibt es häufiger Platz für Zelte und größere Gruppen, dafür sind Anfahrt und Übernachtung für Gäste wichtiger. Fragen Sie den Planer, wie er Anreise, Parkmöglichkeiten und Rückfahrt berücksichtigt.

Ein Websta-Profil zeigt Leistungen, Preise, Fotos, ein Kontaktformular und Online-Buchung gebündelt. Preise legt der Anbieter selbst fest, Kartenzahlungen gehen über Stripe auf sein Bankkonto. Unter /marketplace/events suchen Sie nach Leistung und Ort oder stellen eine Aufgabe ein, auf die Anbieter Angebote machen. Die Prüfung von Referenzen und Versicherung bleibt Ihre Aufgabe.

Ablaufplan und Kommunikation

Ein Eventplaner ist nur so gut wie die Absprachen. Verlangen Sie einen Ablaufplan, der Aufbau, Eintreffen der Gäste, Programm, Essen und Abbau mit Uhrzeiten zeigt, und besprechen Sie ihn gemeinsam. Legen Sie fest, wer am Tag selbst entscheidet, wenn etwas schiefläuft, und wie der Planer erreichbar ist.

Vereinbaren Sie Zwischentermine, etwa eine Abstimmung einige Wochen vor der Veranstaltung und eine letzte Besprechung kurz davor. So bleiben Änderungen bei Gästezahl, Menü oder Technik beherrschbar. Halten Sie Entscheidungen schriftlich fest, damit später klar ist, was vereinbart wurde.