Als Eventplaner in Biel/Bienne Geld verdienen: der Einstieg

Welche Eventleistungen sich für den Einstieg eignen

Sie müssen nicht gleich eine Hochzeit mit hundert Gästen organisieren. Überschaubarer sind Geburtstagsfeiern, Taufen, kleine Firmenanlässe, Vereinsjubiläen oder Abschiedsfeiern. Auch Teilleistungen lassen sich einzeln verkaufen: Planung des Ablaufs, Suche nach Räumlichkeit und Catering, Koordination am Anlasstag, Gestaltung der Dekoration.

Je kleiner das Paket, desto leichter fällt dem Kunden die Entscheidung. Sie lernen dabei, Lieferanten einzuschätzen und realistische Zeitpläne zu machen, und Sie bauen Referenzen auf, die Sie später für grössere Anlässe nutzen können.

Woher zahlende Kunden in Biel/Bienne kommen

Biel/Bienne ist zweisprachig, hat eine Altstadt, Räume am See und eine Vielzahl an Vereinen, Schulen und Betrieben. Das heisst: Es gibt regelmässig Anlässe, die jemand organisieren muss, und nicht alle Auftraggeber haben dafür eigene Mitarbeitende.

Mögliche Wege zu Aufträgen sind:

• Empfehlungen aus Familie, Freundeskreis und Verein, wo Sie schon unbezahlt geholfen haben.
• Kleine und mittlere Betriebe, die Firmenanlässe oder Kundenabende planen.
• Vereine und Schulen mit Jubiläen, Festen und Abschlussfeiern.
• Privatpersonen, die online nach Hilfe für einen Anlass suchen.
• Online ausgeschriebene Aufgaben, auf die Sie eine Offerte abgeben.

Preise festlegen und über Geld sprechen

Bei Events gibt es zwei Arten von Geld: Ihr Honorar und die Kosten, die Sie für den Kunden vorstrecken oder weiterverrechnen, etwa Miete, Catering, Technik. Trennen Sie die beiden in der Offerte klar. Ihr Honorar kann pauschal oder nach Aufwand sein, abhängig von Grösse und Dauer des Anlasses.

Beträge nennen wir nicht. Schauen Sie, was Anbieter in Biel/Bienne verlangen, und rechnen Sie mit allem, was Sie vor dem Anlass tun: Gespräche, Anrufe, Besichtigungen, Abstimmungen. Vereinbaren Sie eine Anzahlung, bevor Sie Lieferanten verbindlich buchen, und halten Sie fest, was bei Absage oder Verschiebung gilt.

Führen Sie für jeden Anlass eine einfache Checkliste mit Verantwortlichen, Telefonnummern der Lieferanten und Zeitplan des Tages. Geben Sie dem Kunden eine Kopie, damit auch er weiss, wer was wann tut. Gerade bei kleinen Anlässen wirkt diese Ordnung professionell, und Sie können sie bei jedem weiteren Auftrag wiederverwenden und Schritt für Schritt verbessern.

Wie die ersten zehn Kunden meistens aussehen

Die ersten Aufträge sind oft private Feiern von Bekannten oder kleine Anlässe von Vereinen. Das Budget ist begrenzt, die Erwartungen sind persönlich. Genau hier lernen Sie am meisten: wie man mit knappem Geld einen guten Abend baut und wo man auf Qualität nicht verzichten sollte.

Machen Sie nach jedem Anlass kurz eine Nachbesprechung mit dem Kunden und fragen Sie, was gut lief und was nicht. Notieren Sie Lieferanten, die zuverlässig waren. Das wird mit der Zeit Ihr wichtigstes Kapital. Wie schnell sich daraus ein Kundenstamm bildet, lässt sich nicht vorhersagen.

Was Sie als Selbständiger in der Schweiz regeln müssen

Wer auf eigene Rechnung arbeitet, meldet sich in der Regel bei der AHV-Ausgleichskasse als Selbständigerwerbender an. Das Steueramt klärt die Versteuerung Ihres Einkommens, die Eidgenössische Steuerverwaltung die Mehrwertsteuer. Wenn Sie angestellt sind, prüfen Sie Ihren Vertrag auf Nebentätigkeiten.

Bei Events kommen weitere Punkte dazu: Für öffentliche Anlässe, Alkoholausschank, Musik oder die Nutzung öffentlichen Raums können Bewilligungen der Gemeinde nötig sein. Fragen Sie bei der Stadtverwaltung nach, was für Ihren Anlass gilt, bevor Sie zusagen. Eine Haftpflichtversicherung ist sinnvoll, und Verträge mit Kunden und Lieferanten sollten schriftlich sein.

Was in den ersten Monaten oft schiefgeht

Ein häufiger Fehler ist, Verantwortung für Dinge zu übernehmen, die man nicht kontrollieren kann, etwa das Wetter bei einem Anlass im Freien. Planen Sie immer eine Ausweichlösung und sprechen Sie mit dem Kunden darüber, wer sie bezahlt.

Ebenfalls verbreitet: unklare Budgets und späte Änderungen. Wenn die Gästezahl eine Woche vor dem Anlass wächst, ändert das Catering, die Räume und die Kosten. Legen Sie fest, bis wann Änderungen möglich sind. Und geben Sie nie Geld des Kunden aus, ohne dass es vorher abgesprochen und dokumentiert ist.

Wo ein Websta-Profil in diesen Alltag passt

Ein Websta-Profil (websta.ai) ist eine Seite, die wie eine kleine Website aussieht: mit Leistungen, Preisen, Fotos früherer Anlässe, Kontaktformular und Online-Buchung für ein Erstgespräch. Den Link können Sie verschicken, die Seite ist über die Suche zu finden. Auf dem Marktplatz suchen Menschen in der Nähe nach Anbietern oder stellen eine Aufgabe ein, auf die Sie eine Offerte abgeben.

Kartenzahlungen werden über Stripe auf Ihr eigenes Bankkonto ausbezahlt, die Preise bestimmen Sie. Die Kategorie finden Sie unter /marketplace/events. Bilder von gelungenen Anlässen sind das stärkste Argument, das ein Eventplaner hat.