Als Eventplaner in Köln Geld verdienen: Aufträge, Preise, Pflichten

Woher Kunden in Köln kommen

Privatkunden sind der häufigste Einstieg: Paare, die heiraten, Eltern, die einen Kindergeburtstag oder eine Taufe planen, Menschen, die einen runden Geburtstag feiern wollen und keine Zeit für die Organisation haben. Dazu kommen kleine Unternehmen, die Teamevents, Weihnachtsfeiern oder Kundenabende brauchen, Vereine und Initiativen.

Köln bietet durch Messe, Karneval und viele Locations in der Stadt einen Markt, der deutlich größer ist als der private. Für Anfänger ist der Einstieg über kleinere Veranstaltungen realistischer als über große Firmenevents, bei denen Agenturen mit Erfahrung und Referenzen konkurrieren.

Rechtliches und Genehmigungen

Wer Veranstaltungen gegen Bezahlung organisiert, meldet in der Regel ein Gewerbe beim Gewerbeamt der Stadt Köln an und lässt sich beim Finanzamt steuerlich erfassen. Ob die Kleinunternehmerregelung infrage kommt, klärst du mit dem Finanzamt oder einem Steuerberater.

Je nach Veranstaltung kommen weitere Fragen dazu. Feiern im öffentlichen Raum, Musik, Alkoholausschank, Speisen, Absperrungen oder größere Besucherzahlen können Genehmigungen oder Anzeigen erfordern. Das Ordnungsamt der Stadt Köln ist die richtige Stelle für solche Fragen, bei Musik kann die GEMA eine Rolle spielen. Frage immer vorher nach, wer für Genehmigungen verantwortlich ist: du oder der Veranstalter. Eine Veranstalterhaftpflicht kann sinnvoll sein, falls ein Gast sich verletzt oder etwas beschädigt wird.

• Gewerbeamt der Stadt Köln: Anmeldung
• Ordnungsamt der Stadt Köln: Genehmigungen für Veranstaltungen
• Finanzamt: Steuern und Rechnungen
• Versicherung: Haftpflicht für Veranstaltungen

Honorar nennen

Eventplaner verdienen auf drei Wegen: mit einem Honorar für Planung, mit einer Pauschale für Durchführung am Tag und über Aufschläge auf Leistungen von Dritten. Bei Anfängern ist ein klares Honorar der sicherere Weg, weil es zeigt, wofür der Kunde zahlt, nämlich für deine Arbeit und nicht für Zufälle.

Nenne einen Preis pro Paket, etwa Beratung, Planung und Koordination am Tag, und schreibe auf, was nicht enthalten ist. Locations, Catering, Technik und Dekoration werden meist vom Kunden bezahlt oder von dir weiterberechnet. Kläre, wer die Verträge unterschreibt: Wenn du im eigenen Namen bestellst, haftest du für die Rechnungen.

Wie die ersten zehn Kunden aussehen

Am Anfang sind es meist Bekannte: eine Hochzeit im Freundeskreis, ein Firmenfest bei einem früheren Arbeitgeber, eine Vereinsfeier. Aufträge sind selten sehr groß und eher saisonal, mit viel Arbeit im Frühjahr bis Herbst und vor Weihnachten. Rechne damit, dass viele Gespräche zu keinem Auftrag führen, weil Kunden vergleichen oder verschieben.

Diese ersten Aufträge sind wichtig für Fotos und Empfehlungen. Frage Kunden, ob du Bilder zeigen darfst, und achte dabei auf die Rechte der Gäste.

Was in den ersten Monaten oft schiefgeht

Die häufigsten Fehler sind ein zu enger Zeitplan, ein fehlender Plan B bei Wetter oder Ausfall von Dienstleistern und ein Budget, das nicht zu den Wünschen passt. Sprich früh offen über Geld, bevor du Locations und Dienstleister anfragst.

Ein weiteres Problem ist die Anzahlung. Wenn du Verträge im Namen des Kunden oder in deinem Namen abschließt, ohne Geld erhalten zu haben, trägst du das Risiko. Vereinbare Anzahlungen schriftlich. Und halte den Umfang deines Auftrags fest, denn bei Veranstaltungen kommen am Tag selbst noch viele Wünsche dazu.

Wo ein Websta-Profil passt

Auf Websta bekommst du eine Profilseite mit Leistungen, Preisen, Fotos, Kontaktformular und Online-Buchung. Du kannst dort deine Pakete zeigen, zum Beispiel Beratung, Planung und Begleitung am Tag, und Termine für Erstgespräche anbieten. Den Link schickst du an jeden, der nach deinem Angebot fragt. Auf dem Marktplatz finden Menschen aus der Nähe Anbieter nach Leistung und Ort und können eine Aufgabe einstellen, auf die du ein Angebot abgeben kannst.

Kartenzahlungen werden über Stripe auf dein eigenes Bankkonto ausgezahlt, die Preise legst du selbst fest.

Realistisch bleiben

Eventplanung ist selten ein Selbstläufer. Aufträge kommen oft in Wellen, und zwischen zwei Veranstaltungen kann es ruhig sein. Wer nebenbei plant, sollte darauf achten, dass der Haupttermin am Tag selbst nicht mit dem Job kollidiert, denn Veranstaltungen finden meist am Wochenende oder abends statt und lassen sich nicht verschieben.

Beginne mit kleinen Veranstaltungen, bei denen du Abläufe lernst, und notiere nach jedem Auftrag, was gut lief und was nicht: Zeitplan, Dienstleister, Kosten, Reaktionen der Gäste. Mit diesen Notizen rechnest du künftige Angebote genauer. Wie schnell sich Empfehlungen aufbauen, lässt sich nicht vorhersagen. Eine Veranstaltung, die gut läuft, bringt dir Fotos und Weiterempfehlungen, eine, die schiefgeht, kann dir schaden. Nimm deshalb nur Aufgaben an, die du ordentlich schaffen kannst, und kläre Genehmigungen und Verantwortung schriftlich, bevor Geld fließt.