Als Eventplaner in Düsseldorf Geld verdienen: erste Aufträge

Woher Auftraggeber in Düsseldorf kommen

Private Auftraggeber sind meist Menschen, die einen Geburtstag, eine Hochzeit, eine Taufe, eine Abschlussfeier oder ein Jubiläum ausrichten und dafür keine Zeit oder Erfahrung haben. Sie suchen online nach Hilfe, fragen im Bekanntenkreis oder folgen Empfehlungen. Die zweite Gruppe sind kleine Firmen, Vereine und Agenturen, die Betriebsfeiern, Kundentermine oder Workshops planen und nicht jedes Mal eine große Agentur beauftragen wollen.

Düsseldorf hat dafür viele Orte, vom Rheinufer über Lokale in der Altstadt und in Stadtteilen wie Pempelfort, Flingern oder Oberkassel bis zu Räumen rund um den Medienhafen. Wenn Sie Locations, Caterer, Technik und Dienstleister kennen, ist das Ihr eigentlicher Mehrwert. Auch Messezeiten können Nachfrage nach Rahmenprogramm oder Abendveranstaltungen schaffen, doch das ist keine Garantie.

Einen ersten Preis festlegen

Eventplanung lässt sich nach Stunden, als Pauschale oder als Anteil am Budget abrechnen. Für den Anfang sind Pauschalen mit klar beschriebenem Umfang meist am einfachsten: Was ist enthalten, wie viele Abstimmungen gibt es, wer bezahlt Dienstleister und Material? Rechnen Sie Ihre Zeit für Gespräche, Angebote, Besichtigungen und den Veranstaltungstag ehrlich mit.

Sprechen Sie früh über das Budget. Fragen Sie, wie viel Geld insgesamt zur Verfügung steht, und sagen Sie klar, was davon Ihr Honorar ist und was an Dritte geht. Sie legen Ihre Preise selbst fest und können sie nach den ersten Veranstaltungen anpassen, wenn Sie sehen, wie viel Arbeit tatsächlich dahinter steckte.

Wie die ersten zehn Kunden meistens aussehen

Die ersten Aufträge sind selten große Veranstaltungen. Eher sind es Anlässe, bei denen Sie schon jemanden kennen:

• Familienfeiern, bei denen Sie Ablauf, Einladung und Dienstleister koordinieren
• kleine Firmenfeiern oder Teamtage mit überschaubarer Personenzahl
• Unterstützung am Veranstaltungstag, etwa Empfang, Zeitplan und Ansprechperson vor Ort
• Vereinsfeste, bei denen Ihre Erfahrung hilft, auch wenn das Budget klein ist

Was bei der Selbstständigkeit in Deutschland zu klären ist

Wer regelmäßig gegen Bezahlung Veranstaltungen organisiert, meldet in der Regel ein Gewerbe beim Gewerbeamt an, und das Finanzamt schickt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Ob die Kleinunternehmerregelung für Sie passt, klären Sie mit dem Finanzamt oder einem Steuerberater.

Bei Veranstaltungen kommen weitere Fragen hinzu: Für öffentliche Veranstaltungen, Außenflächen, Ausschank von Alkohol, Musikwiedergabe oder Lärm können Genehmigungen oder Anmeldungen nötig sein. Zuständig sind je nach Fall das Ordnungsamt der Stadt Düsseldorf oder andere Stellen; fragen Sie dort nach, bevor Sie etwas zusagen. Für Musik in öffentlichen Veranstaltungen ist in Deutschland die GEMA relevant. Außerdem sollten Sie eine Haftpflichtversicherung prüfen, denn bei Veranstaltungen können Personen- und Sachschäden entstehen.

Was in den ersten Monaten oft schiefgeht

Der häufigste Fehler ist ein unklarer Auftrag. Wenn nicht schriftlich steht, was Sie übernehmen, wächst der Umfang oft stillschweigend. Halten Sie Leistungen, Termine, Zahlungsplan und Absagebedingungen in einer kurzen Vereinbarung fest.

Zweitens: Vorleistungen. Wer Dienstleister bucht und Rechnungen vorstreckt, trägt das Risiko, wenn der Kunde absagt. Vereinbaren Sie eine Anzahlung oder lassen Sie Verträge direkt auf den Auftraggeber laufen. Drittens ist es normal, dass Anfragen zunächst spärlich kommen. Ein Ruf als verlässliche Planerin oder verlässlicher Planer entsteht über Veranstaltungen, die gut gelaufen sind, und das braucht Zeit.

Belege zeigen statt Behauptungen

Bei Eventplanung kaufen Kunden Vertrauen. Fotos von Veranstaltungen, die Sie organisiert haben, ein kurzer Ablaufplan als Beispiel und eine klare Beschreibung Ihres Vorgehens helfen mehr als allgemeine Versprechen. Fragen Sie Gäste und Auftraggeber vorher um Erlaubnis, bevor Sie Bilder veröffentlichen, und zeigen Sie nur, was erlaubt ist.

Sammeln Sie außerdem Ihre Standardunterlagen: eine Checkliste, ein Budgetblatt und eine Vorlage für den Zeitplan. Das spart Zeit und wirkt auf Kunden geordnet.

Wer mit kleinen Anlässen beginnt, lernt zudem schnell, welche Dienstleister zuverlässig sind. Notieren Sie sich nach jeder Veranstaltung, was gut lief und was Sie beim nächsten Mal anders machen würden.

Wie ein Websta-Profil dazu passt

Auf Websta bekommen Sie eine Profilseite, die wie eine kleine Webseite aussieht, mit Leistungen, Preisen, Fotos, Kontaktformular und Online-Buchung. Den Link können Sie jedem schicken, der nach Ihnen fragt, und über die Suche nach Leistung und Ort können Menschen Sie finden. Zeigen Sie dort Paketbeispiele, etwa Planung eines Familienfestes oder Unterstützung am Veranstaltungstag.

Auf dem Marktplatz können Menschen in der Nähe außerdem eine Aufgabe einstellen, auf die Anbieter Angebote abgeben. Kartenzahlungen von Kunden laufen über Stripe und werden auf Ihr eigenes Bankkonto ausgezahlt. Die Preise legen Sie selbst fest. Mehr zur Kategorie finden Sie unter /marketplace/events.