Als Eventplaner in Graz Geld verdienen: Kunden, Preise, Start

Woher Eventaufträge in Graz kommen

Graz ist Universitätsstadt, Landeshauptstadt der Steiermark und Kongress- und Veranstaltungsort. Anlässe gibt es das ganze Jahr: Hochzeiten und Taufen, Geburtstage, Firmenfeiern und Weihnachtsfeiern, Vereinsfeste, Abschlussfeiern von Schulen und Hochschulen, Tagungen, Messen und kleine Konferenzen, Präsentationen von Betrieben.

Auftraggeber sind Privatpersonen, kleine und mittlere Betriebe, Vereine, Institute und Einrichtungen. Sie fragen im Bekanntenkreis, bei Locations, Caterern und Fotografen nach Empfehlungen oder suchen online nach Veranstaltungsplanern in der Nähe. Weil Events oft Wochen bis Monate im Voraus geplant werden, lohnt es sich, früh sichtbar zu sein.

• Paare mit Hochzeiten und Familien mit Feiern
• Betriebe mit Firmen- und Weihnachtsfeiern
• Vereine und Initiativen mit Festen und Veranstaltungen
• Institute und Organisationen mit Tagungen und Präsentationen

Honorar nennen

Üblich sind Pauschalen für Planungspakete, ein Stundensatz oder ein Anteil am Budget. Wichtig ist, dein Honorar von den Kosten für Location, Catering und Technik zu trennen, die der Kunde trägt. Ein klarer Leistungsumfang hilft: nur Beratung, Teilorganisation oder Betreuung am Tag der Veranstaltung. Konkrete Beträge nennen wir nicht, weil sie von Umfang und Aufwand abhängen.

Rechne Vorgespräche, Besichtigungen, Abstimmungen mit Dienstleistern, Wege und den Veranstaltungstag ein. Wer nur den Tag selbst zählt, arbeitet zu billig. Eine Anzahlung bei Auftragserteilung ist üblich und schützt beide Seiten.

Wie die ersten zehn Kunden aussehen

Die ersten Kunden sind meist Menschen aus deinem Umfeld: ein Freundespaar mit einer Hochzeit, ein Verein, in dem du aktiv bist, ein Betrieb, bei dem du früher gearbeitet hast. Die Veranstaltungen sind klein, aber sie liefern Fotos, Erfahrung und Kontakte zu Dienstleistern, die Empfehlungen geben.

Rechne damit, dass viele Anfragen kein Budget haben oder doch selbst organisieren. Frage früh nach dem Rahmen, damit du weißt, ob ein Auftrag möglich ist.

Was du als Selbständiger in Österreich klärst

Ob Eventplanung ein Gewerbe ist und welche Berechtigung dafür gilt, hängt von der Tätigkeit ab. Frage vor dem ersten bezahlten Auftrag bei der Wirtschaftskammer Steiermark und der Gewerbebehörde der Stadt Graz nach. Besonders wichtig ist, ob du selbst Leistungen wie Catering, Ausschank, Technik oder Transport erbringst, denn dafür gelten teils eigene Vorgaben.

Bei Veranstaltungen selbst gibt es Regeln zu Anmeldung, Sicherheit, Brandschutz, Lärm und Alkoholausschank. Welche Meldungen oder Genehmigungen bei der Stadt Graz oder dem Land Steiermark nötig sind, erfährst du bei den zuständigen Stellen. Kläre das früh, weil Fristen eine Rolle spielen können. Wenn Musik gespielt wird, kann eine Meldung bei der Verwertungsgesellschaft nötig sein. Frage auch dazu nach.

Bei der Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen (SVS) klärst du die Versicherung, beim Finanzamt Einkommensteuer, Umsatzsteuer und die Kleinunternehmerregelung. Eine Haftpflichtversicherung ist sinnvoll. Wenn du angestellt bist, prüfe, ob eine Nebentätigkeit erlaubt ist.

Was in den ersten Monaten schiefgeht

Typisch sind unklare Verträge mit Dienstleistern, ein Budget, das nicht reicht, und Absagen, bei denen niemand weiß, wer was zahlt. Auch Zeitpläne werden unterschätzt: Vieles braucht Vorlauf, von Locations bis Genehmigungen. Am Tag selbst kommt, was nicht geplant war, deshalb brauchst du Reserve und klare Zuständigkeiten.

Ein weiterer Punkt: Du trägst Verantwortung, wenn du Dienstleister im eigenen Namen buchst. Kläre, ob du im Namen des Kunden oder in deinem eigenen Namen bestellst.

• Leistungsumfang und Honorar schriftlich festhalten
• Anzahlung bei Auftragserteilung vereinbaren
• Verträge mit Dienstleistern klar zuordnen
• Genehmigungen und Meldungen früh klären

Wie ein Websta-Profil dazu passt

Ein Websta-Profil ist eine Seite, die wie eine kleine Website aussieht: Leistungen und Preise, Fotos früherer Veranstaltungen, ein Kontaktformular und Online-Buchung für Erstgespräche. Interessierte sehen auf einen Blick, wie du arbeitest. Den Link kannst du an Paare, Betriebe und Vereine schicken. Im Marktplatz finden Menschen in der Nähe Anbieter nach Leistung und Ort und können eine Aufgabe einstellen, auf die du ein Angebot machst.

Kartenzahlungen werden über Stripe auf dein eigenes Bankkonto ausgezahlt, die Preise legst du selbst fest. Für Anzahlungen und Beratungspakete ist das praktisch.

Ehrlicher Ausblick

Eventplanung lebt von Empfehlungen und Referenzen. Beginne mit kleinen Veranstaltungen, dokumentiere sie gut, kläre die Anmeldung und baue Kontakte zu Locations und Dienstleistern auf. Ob und wann daraus ein Einkommen entsteht, lässt sich nicht zusagen. Rechne mit Spitzen vor Sommer und Winter und ruhigeren Phasen dazwischen.