Eventplaner in Leipzig: so verdienst du Geld mit Veranstaltungen

Woher Kunden in Leipzig kommen

Leipzig ist eine Messe- und Kulturstadt mit vielen Locations, von alten Fabrikhallen über Säle bis zu Gartenanlagen. Es gibt Firmen mit Sommerfesten und Weihnachtsfeiern, Vereine, Hochschulen und Studierendeninitiativen, Brautpaare, Familien mit runden Geburtstagen und Veranstalter, die Unterstützung bei Abläufen brauchen.

Aufträge entstehen meist durch Empfehlung und durch das, was Menschen von deinen Veranstaltungen sehen. Locations, Caterer, Fotografen und Musiker vermitteln oft Kunden an Organisatoren, mit denen sie gern arbeiten. Der Aufbau eines Netzes aus solchen Partnern ist deshalb wichtiger als jede Werbung.

• Paare, die ihre Hochzeit planen lassen oder nur den Ablauf am Tag begleiten wollen
• Firmen und Vereine mit Sommerfesten, Jubiläen und Feiern
• Familien mit größeren Geburtstagen, Taufen oder Abschlussfeiern
• Locations, Caterer und Künstler, die Organisatoren empfehlen
• Hochschulen und Initiativen mit Veranstaltungen und Konferenzen

Das erste Honorar festlegen

Üblich sind ein Pauschalpreis für Planung und Durchführung, ein Stundensatz oder eine Mischung. Schau dir an, was andere Organisatoren in Leipzig öffentlich angeben, und ordne dich ehrlich ein. Rechne alle Stunden ein: Gespräche, Angebote einholen, Lieferanten koordinieren, Aufbau, Durchführung am Tag, Abbau und Nacharbeit.

Klär früh, wer welche Kosten trägt. Gelder für Location, Catering oder Technik sollten nicht über dein Konto laufen, ohne dass das klar vereinbart ist. Nenne dein Honorar getrennt von den Kosten für Dritte und halte schriftlich fest, was du übernimmst.

Wie die ersten zehn Kunden meist aussehen

Am Anfang sind es meist kleinere Feiern im Bekanntenkreis, Vereinsfeste oder Teilaufgaben wie Ablaufplanung oder Dekoration. Das sind gute Gelegenheiten, Erfahrungen zu sammeln und Bilder für ein Portfolio zu machen.

Rechne damit, dass die Nachfrage saisonal ist, mit vielen Anfragen im Frühjahr und Sommer und vor Weihnachten. Die Planung braucht Vorlauf, deshalb kommen Einnahmen oft Monate nach den ersten Gesprächen. Plane diese Lücke ein.

Was du als Selbstständiger in Deutschland klären solltest

Wer regelmäßig Veranstaltungen gegen Bezahlung organisiert, meldet in der Regel ein Gewerbe beim Gewerbeamt der Stadt Leipzig an und gibt beim Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ab. Die Umsatzsteuer, etwa die Kleinunternehmerregelung, klärst du mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung.

Je nach Veranstaltung kommen weitere Pflichten dazu. Wird Musik gespielt, sind Gebühren an die GEMA zu klären. Wird Alkohol ausgeschenkt, kann eine Erlaubnis oder Gestattung nötig sein. Für Veranstaltungen im öffentlichen Raum und mit vielen Gästen gelten Anmelde-, Sicherheits- und Brandschutzvorgaben. Kläre beim Ordnungsamt der Stadt Leipzig, was für deine Veranstaltung gilt, und prüfe, wer als Veranstalter haftet. Eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung ist sinnvoll; lass dich dazu beraten.

Was in den ersten Monaten oft schiefgeht

Häufig ist die Haftung nicht geklärt: Wer ist Veranstalter, wer trägt Schäden und Absagekosten? Schreibe das in den Vertrag. Ein zweiter Punkt sind Honorare, die den tatsächlichen Aufwand nicht abdecken. Am Tag der Veranstaltung arbeitest du oft den ganzen Tag, davor und danach kommt noch einmal viel Arbeit.

Ein dritter Fehler ist, Lieferanten nur mündlich zu buchen. Wenn jemand absagt, brauchst du Bestätigungen und Ersatz. Und achte darauf, Anzahlungen zu vereinbaren, bevor du Kosten vorstreckst.

• Keine klare Regel zu Haftung und Absagekosten
• Kosten für Dritte vorstrecken ohne Anzahlung
• Lieferanten nur mündlich buchen
• Genehmigungen und Gebühren zu spät klären

Wie ein Websta-Profil dazu passt

Ein Websta-Profil sieht aus wie eine kleine Website mit Leistungen, Preisen, Fotos früherer Veranstaltungen, einem Kontaktformular und Online-Buchung. Interessenten sehen, was du anbietest, und können ein erstes Gespräch anfragen.

Menschen in der Nähe finden Anbieter nach Leistung und Ort im Marktplatz und können eine Aufgabe einstellen, auf die Anbieter Angebote machen. Kunden zahlen per Karte, die Zahlung läuft über Stripe und wird auf dein eigenes Bankkonto ausgezahlt; die Preise legst du selbst fest. Das Profil gibt dir eine Seite, die du Locations, Caterern und Kunden schicken kannst.

Ein realistischer Start

Wähle einen Schwerpunkt, etwa private Feiern oder kleine Firmenveranstaltungen, und schreibe auf, was du anbietest, wie ein Auftrag abläuft und was er kostet. Sprich zuerst Menschen an, die dich kennen, und knüpfe Kontakte zu Locations und Dienstleistern.

Der Aufbau eines Rufs braucht Zeit, und Aufträge kommen ungleichmäßig. Wenn du nebenbei arbeitest, behalte dein Einkommen, bis du siehst, wie regelmäßig Aufträge kommen. Nach jeder Veranstaltung lohnt sich eine kurze Auswertung mit Zeit, Kosten und Lehren für das nächste Mal.