Als Eventplaner in München Geld verdienen: Kunden, Preise, Pflichten

Woher die Kunden in München kommen

Privatpersonen suchen Unterstützung bei Hochzeiten, runden Geburtstagen, Taufen oder Familienfesten. Unternehmen brauchen Hilfe bei Weihnachtsfeiern, Sommerfesten, Kundenveranstaltungen oder Teamevents. Vereine, Schulen und Initiativen planen Feste und Benefizveranstaltungen.

Aufträge kommen meist über Empfehlungen und Kooperationen mit Gastronomen, Locations, Fotografen, Musikern und Caterern. Dazu kommt die Online-Suche nach Eventplanung oder Hochzeitsplanung in München. Wer in einem Stadtteil wie Schwabing, Haidhausen oder Neuhausen bekannt ist, bekommt dort leichter Anfragen.

• Paare, die eine Hochzeit oder Feier planen.
• Unternehmen mit Firmenfeiern und Kundenveranstaltungen.
• Vereine und Initiativen mit Festen und Benefizaktionen.
• Kooperationen mit Locations, Caterern, Fotografen und Musikern.

Das erste Honorar festlegen

Üblich sind Pauschalen für ein Paket, ein Stundensatz oder ein Anteil am Budget. Rechnen Sie Gespräche, Planung, Abstimmung mit Lieferanten, Vor-Ort-Betreuung und Nachbereitung ein. Viele Anfänger unterschätzen, wie viel Zeit vor dem Event anfällt.

Legen Sie fest, was enthalten ist, zum Beispiel nur Planung oder auch Betreuung am Veranstaltungstag, und wer Lieferanten bezahlt. Vergleichen Sie mit Angeboten anderer Planer in München und nennen Sie Ihr Honorar ruhig und klar. Schreiben Sie auf, wie Sie bei Absage oder Terminänderung abrechnen.

Wie die ersten zehn Kunden meist aussehen

Zu Beginn sind es meist kleinere Anlässe: ein Geburtstag, eine Firmenfeier im Bekanntenkreis, ein Vereinsfest. Manche Kunden brauchen nur Teile der Planung, etwa Programm, Dekoration oder Ablauf.

Diese Aufträge geben Ihnen Erfahrung mit Lieferanten und Abläufen und liefern Fotos für Ihr Portfolio. Fragen Sie, ob Sie Bilder zeigen dürfen. Rechnen Sie damit, dass der Aufbau Zeit braucht und dass die Nachfrage stark saisonal ist.

Selbstständig in Deutschland: Was Sie klären sollten

Wer in Deutschland Veranstaltungen gegen Bezahlung plant, meldet das beim Finanzamt an, üblicherweise über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER, und braucht in der Regel eine Gewerbeanmeldung bei der Stadt München. Klären Sie Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung und Ihre Kranken- und Rentenversicherung.

Je nach Veranstaltung können weitere Vorgaben gelten, etwa zu Sicherheit, Lärm, Ausschank von Alkohol oder Nutzung öffentlicher Flächen. Wer Veranstalter ist und welche Genehmigungen nötig sind, klären Sie vorab mit der Stadt München. Halten Sie Verträge mit Kunden und Lieferanten schriftlich fest und klären Sie eine Haftpflichtversicherung. Bei rechtlichen Fragen wenden Sie sich an die zuständigen Stellen.

Was in den ersten Monaten oft schiefgeht

Ein häufiger Fehler ist die Vermischung von Geldern: Sie zahlen Lieferanten vor und der Kunde zahlt später. Klären Sie früh, wer wen bezahlt, und lassen Sie sich Anzahlungen geben. Sonst tragen Sie das Risiko.

Außerdem unterschätzen Anfänger den Puffer für Unvorhergesehenes: Wetter, Ausfälle, Verzögerungen. Planen Sie Alternativen ein. Auch ein unklarer Leistungsumfang führt zu Streit, wenn der Kunde am Tag selbst mehr erwartet.

Wie ein Websta-Profil dazu passt

Websta gibt Ihnen eine Profilseite, die wie eine kleine Website aussieht. Dort stehen Leistungen und Pakete mit Preisen, Fotos von Veranstaltungen, ein Kontaktformular und Online-Buchung für Beratungstermine. Den Link schicken Sie jedem, der wissen will, was Sie anbieten.

Auf dem Marktplatz unter /marketplace/events finden Menschen aus der Nähe Anbieter nach Leistung und Ort und können eine Aufgabe einstellen, auf die Anbieter ein Angebot abgeben. Kunden zahlen per Karte, die Auszahlung geht über Stripe auf Ihr eigenes Bankkonto. Die Preise legen Sie fest. Das Profil ersetzt kein Netzwerk, macht Sie aber auffindbar. Wer Ihre Pakete und Preise vorab sieht, kann besser einschätzen, ob ein Gespräch sinnvoll ist, und Sie sparen sich viele Erstanfragen ohne Aussicht auf einen Auftrag.

Realistisch bleiben

Wie viel Sie als Eventplaner in München verdienen, hängt von Netzwerk, Auftragsart und Saison ab. Eine verlässliche Zahl gibt es nicht. Hochzeiten und Firmenfeiern häufen sich in bestimmten Monaten, dazwischen kann es ruhig sein.

Beginnen Sie mit einem klaren Angebot, schreiben Sie Preise und Bedingungen auf und bitten Sie zufriedene Kunden um eine Empfehlung.

Sammeln Sie nach jedem Event Rückmeldungen und notieren Sie, was gut lief und was nicht. Ablaufpläne, Checklisten und Kontakte zu verlässlichen Lieferanten sind Ihr eigentliches Kapital und lassen sich bei jedem weiteren Auftrag wiederverwenden.

Rechnen Sie außerdem damit, dass Wochenenden und Abende zur Arbeitszeit gehören. Wer neben einem Job plant, sollte genau abwägen, wie viele Veranstaltungen sich mit dem Alltag vereinbaren lassen, und lieber weniger Aufträge gut erledigen als viele halbherzig.