Eventplaner in St. Gallen finden: Feier und Anlass richtig planen

Wie man Eventorganisatoren in St. Gallen findet

Bei Anlässen verlassen sich viele auf Empfehlungen von Leuten, die selbst schon gefeiert haben. Auch Locations, Catering-Betriebe und Fotografen kennen oft Planer, mit denen sie gern zusammenarbeiten. Für Firmenanlässe fragen Unternehmen häufig bei Partnerfirmen oder Verbänden nach.

Auf Websta finden Sie Anbieter in der Rubrik Events des Marktplatzes, jeweils mit eigenem Profil. Wie viele Profile für St. Gallen sichtbar sind, steht auf der Seite und kann sich ändern. Eine kleine Zahl ist ein Zwischenstand und keine Aussage über Qualität.

Was Sie vor der Zusage fragen sollten

Eventplanung ist ein weiter Begriff. Klären Sie zuerst, welche Teile Sie abgeben wollen und welche Sie selbst machen.

Überlegen Sie vorab, wie viele Gäste Sie erwarten und wie hoch das Budget insgesamt sein darf. Wer diese Eckdaten kennt, kann Angebote besser vergleichen und spart Zeit. Fragen Sie die Planerin auch, welche Teile aus ihrer Erfahrung am meisten Zeit verbrauchen, etwa Einladungen, Sitzordnung oder Abstimmung mit der Location, und was sie dafür verlangt.

• Übernimmt die Person die ganze Organisation oder nur Teile wie Programm, Dekoration oder Koordination am Tag selbst?
• Welche Lieferanten sind enthalten, und werden deren Kosten durchgereicht oder mit einem Aufschlag verrechnet?
• Wer ist am Anlass selbst vor Ort und für Probleme zuständig?
• Was passiert, wenn der Anlass verschoben werden muss oder wegen Wetter und Absagen nicht wie geplant stattfindet?
• Gibt es Referenzen für Anlässe in vergleichbarer Grösse?

Bewilligungen und Regeln in der Schweiz

Für öffentliche Anlässe, Anlässe mit Musik im Freien oder Veranstaltungen auf öffentlichem Grund ist häufig eine Bewilligung der Gemeinde nötig. Auch für den Ausschank alkoholischer Getränke können Vorschriften gelten. Fragen Sie den Anbieter, ob er mit den Abläufen der Stadt vertraut ist, und klären Sie bei der Stadt direkt, was für Ihren Fall gilt. Planen Sie die Bewilligungsfrist rechtzeitig ein.

Wird Musik gespielt, können Urheberrechtsgebühren anfallen, die in der Schweiz über eine Verwertungsgesellschaft abgerechnet werden. Ebenso gelten Lärmvorschriften und Nachtruhe, die im Wohngebiet strenger sein können als in Gewerbegebieten. Ein erfahrener Planer weiss, welche Punkte offenbleiben, und sagt es offen, wenn etwas noch zu klären ist.

Offerte, Budget und Zahlung

Eine gute Offerte listet auf, was enthalten ist, was extra kostet und wie sich der Preis ändert, wenn die Gästezahl schwankt. Ein einzelner Gesamtbetrag ohne Aufschlüsselung lässt sich schwer prüfen. Fragen Sie nach der Honorarart, ob als Pauschale, nach Aufwand oder als Anteil am Budget.

Üblich sind Anzahlung und Restzahlung nach dem Anlass, gegen Rechnung mit QR-Einzahlungsschein. Bei Websta-Profilen ist Kartenzahlung möglich, sie wird über Stripe auf das Bankkonto des Anbieters ausgezahlt. Die Preise bestimmt jeder Anbieter selbst.

Saison und Vorlaufzeit

Beliebte Termine wie Hochzeitswochenenden im Sommer, Adventszeit und Jahresende sind früh belegt. Locations und Dienstleister sollten daher mit genügend Vorlauf gebucht werden. Im Freien spielt in der Ostschweiz das Wetter eine Rolle: Fragen Sie nach einem Plan B, etwa einem Zelt oder einem Innenraum, und wer über seine Aktivierung entscheidet.

Zentrum und Aussenquartiere

Im Zentrum liegen viele Lokale, Säle und historische Räume nah beieinander, dafür sind Zufahrt, Anlieferung und Parkplätze oft begrenzt, und Lärmgrenzen werden strenger beachtet. Ausserhalb gibt es mehr Platz für Zelte oder Gartenfeste, dafür ist die Erreichbarkeit mit dem öffentlichen Verkehr unterschiedlich. Lassen Sie sich von der Planerin erklären, welche praktischen Fragen zur gewählten Lage gehören, etwa Anlieferung, Garderobe, Toiletten und Heimreise der Gäste.

Sprache und Zusammenarbeit

In St. Gallen wird im Alltag Schweizerdeutsch gesprochen, Offerten und Verträge sind in der Regel in Hochdeutsch verfasst. Wenn Gäste aus dem Ausland erwartet werden, fragen Sie, ob der Anbieter mehrsprachig arbeiten kann. Halten Sie Abmachungen schriftlich fest, besonders wenn mehrere Lieferanten beteiligt sind.

Vergleichen mit Websta

Ein Websta-Profil zeigt Leistungen, Preise, Fotos früherer Anlässe, ein Kontaktformular und die Möglichkeit, online einen Termin für ein Erstgespräch zu buchen. So können Sie Anbieter nebeneinander vergleichen, bevor Sie Kontakt aufnehmen.

Wenn Sie lieber Angebote erhalten, stellen Sie im Marktplatz eine Aufgabe ein und beschreiben Anlass, Datum und Gästezahl. Anbieter können ein Angebot machen. Ob jemand antwortet, kann niemand versprechen.