Als Eventplaner in St. Gallen Geld verdienen: Aufträge und Start

Woher zahlende Kundschaft in St. Gallen kommt

St. Gallen hat eine Universität, eine Fachhochschule, Messen, Vereine, Kulturveranstaltungen und viele mittelständische Firmen. Daraus entsteht Bedarf: Firmen brauchen Weihnachtsessen und Kundenanlässe, Familien suchen jemanden für Hochzeit oder runden Geburtstag, Vereine und Schulen organisieren Jubiläen. Wer das nicht jedes Mal selbst tun will oder kann, bezahlt für Entlastung.

Dazu kommen kleinere Formate wie Workshops, Firmenapéros, Vernissagen oder Abschlussfeiern. Sie haben ein kleineres Budget, sind aber leichter zu gewinnen und eignen sich als Einstieg.

• Private Feiern wie Hochzeiten, Geburtstage und Taufen
• Firmenanlässe, Teamtage und Kundenabende kleiner und mittlerer Firmen
• Vereinsjubiläen, Schulabschlüsse und Abschlussfeiern
• Workshops, Vernissagen und kleine Konferenzen
• Koordination von Lieferanten für Leute, die selbst organisieren wollen, aber nicht alles allein stemmen können

Honorar nennen und über Geld sprechen

Bei Events verkauft man Planung und Verantwortung. Trennen Sie klar zwischen Ihrem Honorar und den Kosten für Lokal, Catering, Technik und Dekoration. Zweiteres sind durchlaufende Posten, die Kundschaft entweder direkt bezahlt oder die Sie weiterverrechnen. Wer beides vermischt, verliert schnell den Überblick und riskiert, Auslagen vorzustrecken, die nie zurückkommen.

Üblich sind eine Pauschale für die Gesamtplanung, ein Stundenpreis für Beratung oder ein Tagessatz für die Durchführung vor Ort. Nennen Sie die Zahl in der ersten Offerte und halten Sie fest, was inbegriffen ist: Anzahl Treffen, Lieferantensuche, Anwesenheit am Anlass. Eine Anzahlung vor Beginn ist bei Events verbreitet und schützt Sie, wenn ein Anlass abgesagt wird.

Wie die ersten zehn Kundinnen und Kunden aussehen

Meistens beginnen Sie mit Anlässen aus dem Umfeld: der Geburtstag einer Kollegin, das Sommerfest eines Vereins, eine Abschlussfeier in einer kleinen Firma. Die Budgets sind knapp, und es gibt viel Arbeit für wenig Geld. Das ist normal. Sehen Sie diese ersten Aufträge als Referenzen und lernen Sie daraus, welche Lieferanten in der Region zuverlässig sind.

Bauen Sie sich eine Liste mit Lokalen, Caterern, Technikfirmen und Musikern auf, mit denen Sie gut zusammengearbeitet haben. Diese Beziehungen sind Ihr eigentliches Kapital und machen spätere Aufträge einfacher. Besuchen Sie Lokale und Säle in der Stadt persönlich, fragen Sie nach Kapazitäten, Ruhezeiten und Auflagen und notieren Sie, was sich bewährt. Wer bei einer Anfrage sofort drei passende Orte nennen kann, wirkt kompetent und spart der Kundschaft Zeit.

Was bei selbständiger Arbeit in der Schweiz zu klären ist

Wer auf eigene Rechnung plant, meldet sich in der Regel bei der Ausgleichskasse als Selbständigerwerbender an. Einkünfte gehören in die Steuererklärung; das Steueramt des Kantons St. Gallen gibt Auskunft. Ob und ab wann Mehrwertsteuer oder ein Handelsregistereintrag nötig wird, hängt vom Umsatz ab, und die Eidgenössische Steuerverwaltung und das Handelsregisteramt beantworten das verbindlich.

Events bringen eigene Fragen mit. Für Anlässe im öffentlichen Raum braucht es meist eine Bewilligung der Stadt oder Gemeinde, und für Musik in der Regel eine Abrechnung mit der Urheberrechtsgesellschaft SUISA, die oft über den Veranstalter oder das Lokal läuft. Ausschank von Alkohol und Verkauf von Speisen unterliegen kantonalen Vorschriften. Fragen Sie rechtzeitig bei der Stadt St. Gallen nach, welche Stellen zuständig sind, denn Bewilligungen brauchen Vorlauf.

Eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung kann sinnvoll sein. Neben einer Anstellung prüfen Sie den Arbeitsvertrag auf Meldepflichten.

Was in den ersten Monaten schiefgeht

Der klassische Fehler ist, den Aufwand zu unterschätzen. Ein Anlass mit vielen Lieferanten bedeutet unzählige Nachrichten, Rückfragen und Anpassungen in den letzten Tagen. Wenn das nicht im Honorar steckt, arbeiten Sie am Ende für sehr wenig pro Stunde.

Ein zweiter Fehler ist, Auslagen im eigenen Namen zu bestellen. Lassen Sie Verträge mit Lokalen und Lieferanten auf die Kundschaft laufen oder lassen Sie sich Anzahlungen geben. Drittens fehlt oft ein Plan B: Was passiert bei Regen, bei Ausfall des Caterings, bei weniger Gästen? Sprechen Sie das früh an.

• Honorar deckt den tatsächlichen Aufwand nicht
• Auslagen werden vorgestreckt und später nicht erstattet
• Keine schriftliche Abmachung über Absagen
• Bewilligungen zu spät beantragt

Wie ein Websta-Profil dazu passt

Ein Websta-Profil sieht aus wie eine kleine Website: mit Ihren Leistungen, Preisen, Fotos früherer Anlässe, Kontaktformular und Online-Buchung. Sie können dort Beratungstermine oder Pakete anbieten und den Link an jeden schicken, der nach einem Angebot fragt. Es wird zudem über die Suche nach Leistung und Ort gefunden.

Auf dem Marktplatz können Menschen eine Aufgabe einstellen, auf die Anbieter Offerten machen. Die Preise bestimmen Sie selbst. Kartenzahlungen laufen über Stripe und werden auf Ihr eigenes Bankkonto ausbezahlt, was für Anzahlungen praktisch sein kann. Die Kategorie liegt unter /marketplace/events.