Eventorganisation in Luzern: so verdienen Sie Geld mit Anlässen

Was realistisch ist

Event-Arbeit ist selten gleichmässig. Es gibt Monate mit vielen Anfragen und Monate mit wenigen, und viele Anlässe finden am Wochenende statt. Wer nebenbei arbeitet, sollte klären, wie viele Wochenenden pro Jahr er wirklich einsetzen kann.

Realistisch ist der Einstieg über kleine, klar umrissene Anlässe: Geburtstage, Firmenapéros, Vereinsfeste, Hilfe bei der Planung einer Hochzeit. Gross angelegte Veranstaltungen mit sehr vielen Gästen verlangen Erfahrung, Partner und Versicherungen.

Zu Ihrer Ehrlichkeit gehört auch, dass Sie sich fragen, ob Sie unter Druck gut arbeiten. Am Anlass selbst gibt es kaum Zeit für Fehler, und Kunden erinnern sich an Pannen länger als an gute Planung.

Woher zahlende Kunden in Luzern kommen

Luzern ist ein Ort für Anlässe: Tourismus, Kultur, Kongresse und Messen prägen die Stadt. Mit dem Kultur- und Kongresszentrum, der Messe auf der Allmend, Festivals und der Fasnacht gibt es ein Umfeld, in dem Organisatoren gefragt sind. Privatleute und Firmen aus der Stadt und der Umgebung, etwa aus Kriens, Horw, Emmen und Ebikon, buchen Hilfe bei Anlässen.

Wichtige Kontakte sind Locations, Caterer, Fotografen, Musiker und Floristen. Sie empfehlen oft Organisatoren, die zuverlässig arbeiten.

• Paare, die eine Hochzeit oder ein Fest planen
• Firmen mit Anlässen für Mitarbeitende und Kunden
• Vereine und Gruppen, die Feste und Jubiläen organisieren
• Privatleute mit runden Geburtstagen, die Hilfe suchen

Das erste Honorar festlegen

Entscheiden Sie, ob Sie nach Stunden, nach Pauschale oder nach Prozentsatz des Budgets arbeiten. Für Einsteiger sind Pauschalen für klare Pakete am verständlichsten, etwa Planung und Koordination eines Anlasses mit festem Umfang. Schreiben Sie auf, was enthalten ist, welche Leistungen Dritte erbringen und wie Fremdkosten abgerechnet werden.

Trennen Sie Ihr Honorar strikt von den Kosten für Location, Essen und Technik. Eine Anzahlung, bevor Sie Verträge mit Dritten abschliessen, schützt Sie vor Verlusten.

Seien Sie vorsichtig, wenn Kunden einen Festpreis für einen Anlass ohne klare Gästezahl wollen. Ohne Zahl lässt sich nichts verlässlich planen. Nennen Sie lieber eine Spanne mit Bedingungen.

Wie die ersten zehn Kunden aussehen

Die ersten Kunden sind meist Bekannte, die einen privaten Anlass planen und wenig Zeit haben, oder Vereine, die jemanden suchen, der den Ablauf in die Hand nimmt. Das Budget ist oft knapp, die Erwartungen sind hoch. Reden Sie früh offen über beides.

Lassen Sie sich nach jedem Anlass Rückmeldungen und, wenn möglich, Fotos geben. Ein sorgfältig dokumentierter Anlass ist Ihr bestes Argument für den nächsten.

Aus dem ersten Anlass ergeben sich oft Folgeaufträge, weil Gäste fragen, wer das organisiert hat. Halten Sie deshalb Ihre Kontaktdaten bereit und fragen Sie die Kunden, ob sie Ihren Namen weitergeben dürfen.

Formales für Selbständige in der Schweiz

Wer Anlässe gegen Bezahlung organisiert, meldet sich bei der Ausgleichskasse an; im Kanton Luzern ist das die kantonale Ausgleichskasse. Das Einkommen gehört in die Steuererklärung, das Steueramt des Kantons Luzern gibt Auskunft. Zur Mehrwertsteuer informiert die Eidgenössische Steuerverwaltung.

Für öffentliche Anlässe, Lärm, Strassensperrungen, Alkoholausschank und Bewirtung sind Bewilligungen der Stadt oder Gemeinde nötig. Fragen Sie rechtzeitig bei der Stadt Luzern nach, was für Ihren Anlass gilt. Eine Veranstalterhaftpflicht ist sinnvoll, und Verträge mit Locations und Lieferanten sollten schriftlich sein.

Was in den ersten Monaten schiefgeht

Häufig sind Budgetüberschreitungen, Absagen von Lieferanten kurz vor dem Anlass und unklare Zuständigkeiten: Wer macht was, wer bezahlt was, wer entscheidet bei Problemen? Legen Sie das vorab fest.

Ebenso häufig fehlt ein Plan B für Wetter, Ausfall von Technik oder Personal. Wer einen Plan B hat, bleibt ruhig, und das spüren die Gäste. Und rechnen Sie damit, dass Zahlungen von Kunden manchmal erst nach dem Anlass kommen; ohne Reserve kann das eng werden.

Dokumentieren Sie alle Abmachungen mit Lieferanten schriftlich, inklusive Zeiten und Preise. Mündliche Zusagen sind am Tag des Anlasses wenig wert, wenn jemand nicht erscheint.

Wie ein Websta-Profil dazu passt

Ein Websta-Profil gibt Ihnen eine Seite, die wie eine kleine Website aussieht: Leistungen, Preise, Fotos früherer Anlässe, Kontaktformular und Online-Buchung. Interessenten sehen, welche Pakete Sie anbieten, und können ein erstes Gespräch buchen. Wer in der Nähe Hilfe für einen Anlass sucht, findet Anbieter im Marktplatz nach Leistung und Ort oder stellt eine Aufgabe ein, auf die Sie ein Angebot machen.

Kartenzahlungen, zum Beispiel für Anzahlungen, werden über Stripe auf Ihr eigenes Bankkonto ausbezahlt, die Preise legen Sie selbst fest (/marketplace/events).